لا تقومي بهذه الأمثلة السيئة عند استخدام البريد الالكتروني..
التعامل مع البريد الالكتروني له أسلوب خاص، ولكي يصبح التواصل واستخدامه مثالياً، هناك عدّة ضوابط وآداب يجب أن نتبعها تسهلّ علينا عملية التفاعل مع الآخرين دون مشاكل ومتاعب. في المقالة التالية، سنقدّم لك سيدتي أهم الأمثلة السيئة من التصرفات والأمور التي يجب عليك أن تتجنبيها وتتوقفي عن القيام بها عند إرسال أو الردّ على أي بريد إلكتروني.
-لا تقومي بالردّ على رسالة بريد الكتروني بمجرد وضع رابط Web Link من دون تقديم تفسير أو شرح. إرفقي دائماً مع الرابط شرحاً صغيراً عن مضمونه.
-لا تقومي أيضاً بالردّ على البريد الالكتروني بعبارة واحدة فقط دون تقديم شرحاً إضافياً.
-تجنبّي إستخدام عبارات لا تعكس مضموناً صادقاً كما تعطي الآخرين إنطباعاً سلبياً بالفوقية والتعالي.
-حافظي على المهنية في الكتابة دون استخدام عبارات بذيئة أو مضحكة، قد يفهمها المتلقي بطريقة خاطئة.
-لا تتجاهلي الردّ على أي بريد الكتروني حتى وإن تبنيّت موقفاً رافضاً من مضمون الرسالة. إشرحي رأيك في رسالة قصيرة تعلنين فيها موقفك وتوضحينه.
-لا تقومي بتذكير الآخرين بالردّ على رسالتك الالكترونية بأعداد هائلة من الايميلات تصل الى حدّ المضايقة والازعاج.
-تجنبيّ الشرح المطولّ والمضجر وحاولي اختصار رسالتك قدر الإمكان، فإذا أردت لرسالتك أن تقرأ يجب أن تكون قصيرة ومباشرة وواضحة وفي صلب الموضوع.
-لا تثيري سجالات وخلافات طويلة عبر الايميل، بل يفضلّ أن تسّوي المشاكل عبر الهاتف أو بمقابلة شخصية.
-لا تقومي بإلقاء اللوم وتحميل المسؤوليات على الآخرين في رسالة إلكترونية. كوني واضحة وصريحة واعرضي رأيك في حوار شخصي ومتبادل.
-لا تنتقدي أسلوب الشخص الذي يرسل لك بريداً إلكترونياً أو أخطائه الإملائية في الرسالة.
-لا تقومي في مضمون الرسالة بإعلام المتلقي تفضيلك للحوار الهاتفي بدلاً من تبادل الرسائل الالكترونية. يفضلّ في هذه الحالة، الإتصال شخصياً فور تلقيك الرسالة لتوضيح موقفك من أنك تفضلّين الحوار هاتفياً في الموضوع.
-لا تقومي بتذكير الموظفين في كل رسالة موجهّة إليهم بأنك المديرة أو المسؤولة. إخلقي جواً من الاحترام والثقة المتبادلة من خلال مشاركة العاملين عندك في اتخاذ القرارات.
-لا تقومي باستخدام البريد الالكتروني لانتقاد موظف والاساءة إليه عند قيامه بخطأ ما خصوصاً إن كانت الرسالة جماعية وستصل الى عناوين بريدية عديدة، وتجنبّي أيضاً إستخدام الايميل بأي من شكل من الأشكال لطرد وفصل موظف من الشركة. الإجراء الأمثل لاقالة الموظف بلباقة هو الاجتماع شخصياً معه وتقديم توجيهاتك إليه.
-لا تختلقي أخباراً كاذبة عبر الايميل قد يكتشفها المتلقي لاحقاً وتوقعك في مشاكل كبيرة أنتِ بغنى عنها.
-لا تقومي بإعلام الموظفين عن نقل مسؤوليات قسم أو مشروع في الشركة من شخص الى آخر عبر الايميل قبل الاجتماع شخصياً مع كامل الموظفين وإعلامهم بالخبر.
طبعاً هناك المزيد والمزيد من الأمثلة في فنون التعامل مع البريد الالكتروني، شاركينا رأيك سيدتي وما هي التصرفات السيئة التي يجب أن نتجنبها أيضاً في رسالتنا الالكترونية.
ولا تنسي أن تزوري دائماً موقع " هي" بوابتك الى عالم التوظيف والأعمال على الرابط للتعرف الى أفضل الوظائف والفرص المتاحة أمامك.
