لماذا يجب أن يكون لدى الجميع خطة احتياطية لحفل الزفاف؟

بالتأكيد شاهدت أو رأيت بعض المواقف المفاجئة في حفلات الزفاف، والتي يمكن أن تُفسد الليلة بأكملها، ولا أحد بالتأكيد يريد أن يفكر في الظروف غير المتوقعة التي تسبب بعض المشكلات خلال أحد أسعد أيام حياته، ولكن يجب أن تعلمي جيدًا أن أشياء غير متوقعة قد تحدث في أثناء التخطيط لحفل الزفاف أو حتى في أثناء الحفلة نفسها.

أهمية وضع خطة احتياطية لحفل الزفاف

وسواء كان الأمر يتعلق بإلغاء أحد البائعين لشيء ما كنت ترغبين فيه خلال اللحظة الأخيرة أو الموقف الكلاسيكي والمعتاد وهو هطول الأمطار الغزيرة في يوم زفافك إذا كان في موسم الشتاء، فإن الأمور لا تسير دائمًا كما كنتِ تعتقدين، وهذا لا يعني أن اليوم لن يكون سحريًا كما تتمنين، ولكن يتطلب الأمر فقط وجود خطة احتياطية قوية لحفل الزفاف للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة، بغض النظر عما تواجهيه الحياة.

ويؤكد خبراء حفلات الزفاف أنه منذ اللحظة التي يبدأ فيها الأزواج في التفكير في مكان حفل الزفاف، يجب عليهم طرح أسئلة حول خيارات الخطة الاحتياطية.

و"في كل مرة يزور فيها زوجان مكانًا ما، يجب أن يكون أحد أهم الأسئلة التي يجب طرحها هو: ما هي الخطة الاحتياطية للطقس؟.

ولقد شهدت الكثير من حفلات الزفاف أمطارًا في أكثر المناخات جفافًا وفي الأوقات غير المتوقعة في العام، لذلك من الضروري التنسيق بشكل فوري مع المكان المخصص لإقامة حفل الزفاف، وبالنسبة للأزواج الذين يعملون مع منسق حفلات الزفاف، فإن مناقشة الخطة الاحتياطية لحفل الزفاف هي واحدة من أول الأشياء التي يجب عليهم معالجتها ودراستها.

وبدءًا من الحديث عن الخيارات مع المكان الذي تختاريه أولاً وحتى إبقاء البائعين على اطلاع، ينصحنا خبراء تنسيق حفلات الزفاف حول كيفية إنشاء خطة احتياطية موثوقة لحفل الزفاف، بالإضافة إلى سبب أهمية أن يكون لدى كل زوجين خطة احتياطية لحفل الزفاف الخاص بهم تحسبًا للظروف الطارئة التي قد تواجههم بصورة مفاجئ في كثير من الأحيان رغم التخطيط الجيد للحفل:

اطرحي الأسئلة الصحيحة على منسق المكان

وتتضمن الخطوة الأولى لوضع خطة احتياطية للمكان، وبعد كل شيء يتعلق باختيار المكان، يجب أن يكون لديكِ مكان لجميع ضيوفك في حالة حدوث أي موقف مفاجئ مثل هطول الأمطار، وينصح خبراء الزفاف أنه يجب على الأزواج طرح الأسئلة التالية مع المكان الخاص بحفل الزفاف قبل التوقيع على أي عقود:

1. ما هي خطة الطقس الاحتياطية للمكان؟
2. إذا كان المكان يحتوي على خطة احتياطية للطقس، فما هو عدد الضيوف الذي يمكن لهذه الخطة الاحتياطية استيعابه؟
3. في أي نقطة، وفقًا للمكان، يجب على الزوجين أن يقررا ما إذا كانا سيستخدمان الخطة الاحتياطية؟ (يُقام هذا تقليديًا في اليوم السابق للحدث، لكن كل مكان يختلف عن الآخر)

وإذا لم يقدم المكان خطة احتياطية، فيجب على العرسان أن يطلبوا من منظم حفل الزفاف تقديم خيارات احتياطية، بما في ذلك الإيجابيات والسلبيات بالإضافة إلى أي تكاليف متوقعة للخطة البديلة.

وإذا لم يكن لديهم منظم حفل زفاف، فيمكنهم أن يطلبوا من المكان تقديم إرشادات بشأن ما رأوه يحدث في الماضي في حفلات الزفاف المماثلة لاستيعاب خطة احتياطية.

الميزانية وفقا لسوء الأحوال الجوية

يشير خبراء تنسيق حفلات الزفاف إلى أنه على الرغم من أن الرقص تحت المطر مع جميع أحبائك يبدو رومانسيًا، إلا أنه قد يكون في الواقع معقدًا للغاية مثل أن يتبلل الجميع بملابسهم الجميلة، واضطرار الموسيقيين إلى التوقف عن الأداء بسبب المخاطر الكهربائية، وجرعة كبيرة من الفوضى.

لذلك من الضروري أن تفكري في خطة الطقس منذ اللحظة التي تنظرين فيها إلى الأماكن المتعلقة بحفل الزفاف سواء مكان التصوير أو الحفل نفسه، واعرفي الخيارات المتاحة أمامك وخصصي جزءًا من الميزانية جانبًا في حالة الحاجة إلى إنفاقها في حالة حدوث موقف مفاجئ.

كما يجب أخذ التفاصيل الصغيرة في الاعتبار عند وضع خطة الطقس هذه أيضًا، وقد يكون هذا بسيطًا مثل إضافة 200 شمعة بالداخل في اللحظة الأخيرة لإضفاء توهج أكثر رومانسية على حفلك الداخلي، أو وضع خيمة مع ستائر خفيفة تحسبًا لانقطاع التيار الكهربائي بصورة مفاجئة.

التواصل مع البائعين الخاص بكِ

وكما أن بعض البائعين لن يتأثروا كثيرًا بشيء مثل الطقس أو تغيير المكان، هناك آخرون قد يتأثرون بالتأكيد، مثل متعهد تقديم الطعام الذي كان يستعد لتقديم العشاء في الخارج ولكن عليه الآن الانتقال إلى الداخل لتقديم الطعام للضيوف في حفل الزفاف، حيث سيحتاج بالتأكيد إلى أن يكون جزءًا من خطتك الاحتياطية منذ البداية.

كما يحتاج بعض الموردين إلى أن يكونوا جزءًا من المحادثات الخاصة بالتحضير لحفل الزفاف حتى يتمكنوا من التأكد من أن إعدادهم الجديد يتمتع بنفس الكفاءة، ومهما كان الأمر، يجب إرسال رسالة إلى البائعين بمجرد التخطيط لتنفيذ خطة احتياطية ليأخذونها في عين الاعتبار.

اضغط على منسق حفل الزفاف للمساعدة في تنسيق يومك

وإذا وصلتِ إلى يوم الزفاف الكبير ووجدتِ أن شيئًا ما سيحدث، سواء كان ذلك عاصفة رعدية أو إلغاء أحد الموردين المنتج المخطط شراؤه، فاعتمدي على منسق حفل زفافك للمساعدة في تنسيق كل شيء في أثناء حفل الزفاف، كما يمكن أن تستعيني ببعض الأقارب والأصدقاء المقربين منكِ لحل الأزمة خاصةً إذا لم يكن لديكِ مخطط أو منسق لحفل الزفاف، وإذا كان لديكِ مخطط، فمن المحتمل أن يتولى زمام الأمور عندما يتعلق الأمر بالخطة الاحتياطية، ولكن إذا كنتِ تشعرين بالتوتر والضغط، على سبيل المثال، لإحضار جميع ضيوفك إلى الداخل عند هطول المطر، فهذا هو الوقت المثالي للاعتماد على أقرب وأعز لديكِ للحصول على الدعم والمساعدة في التنسيق.