تُعانين من تراكم الأعمال لديكِ... إليكِ الحلول المثالية لتنظيمها وإدارتها بنجاح

من منا لا تؤمن أن الوقت مثل الذهب، وأن إدارته بشكل صحيح سيمنحنا نتائج هائلة. وبالتالي فكرة إهدار الوقت والاستسلام للظروف المُحيطة والضغوطات الحياتية المؤثرة على التقدم والنجاح بصفة عامة فكرة مرفوضة نهائياً.

ولاشك عزيزتي أنكِمُعرضة للشعور بالإحباط، وعدم القدرة على تنظيم وقتك، وتراكم الأعمال لديكِ، ما يجعلك فريسة للحزن والتعب والشعور بالفشل في بعض الأحيان. وذلك بخلاف الضغوط النفسية التي تتعرضين إليها من قبل الآخرين وخصوصاً مُدرائك وزُملائك في العمل.

بالتأكيد أنتِ السبب وليس الآخرين، لأنك الوحيدة المسؤولة عن إدارة وقتك وتنظيم مهامك، كي تُنهي الأعمال المُوكلة إليك بجدارة. وهذا لا يعني أن التأثيرات الخارجية على حياتك ليس لها دور، ولكن الاستسلام لها أو إعطائها حيز السيطرة على تقدُمك ونجاحك في إنجاز أعمالك هو الخطأ الأكبر.

وبما أن تنظيم الوقت هو الحل المثالي للتخلص من تراكم أعمالك وحثك على تطوير ذاتك وتعزيز ثقتك بنفسك ونيل إستحسان من حولك خصوصأً في مجال عملك، فنحن معك الآن لنقدم لك حلول فعالة لتنظيمها وإدارتها بنجاح. بعضها سهل التعلم وبعضها يحتاج منكِ إلى بذل مجهود إضافي، كي تُتقني إدارة وقتك ولتنجزي المزيد في عملك وحياتك بشكل أفضل على المدى الطويل.

من هذا المُنطلق، إليك عزيزتي حلول مثالية لتنظيم وقتك وإنجاز أعمالك المُوكلة إليك بعزيمة وإرادة ورغبة في النجاح والتميُزباستمرار، وذلك بناء على توصيات استشاري التنمية البشرية وتطوير الذات الدكتور محمود فتحي من القاهرة.

حلول مثالي لإنجاز أعمالك في الوقت المُحدد

أكد دكتور محمود، أن تنظيم الوقت هو المحور الرئيسي لتحقيق التوازن الجيد بين وقت العمل  وبين تحقيق الأهداف والرغبة في التميُز. وبالتالي إذا كُنتِ عزيزتي تُعانين من تراكم الأعمال لديكِ وعدم المقدرة على تنظيم وقتك، فإليك الحلول المثالي التالية:

ابدئي بالمهام الضرورية

من أفضل الأمور التي تُساعدكِ في إنجاز مهامك وتحقيق أهدافك من دون إهدار الوقت، هي البدء بالمهام الكبيرة والأكثر صعوبة في الصباح.

اقضي على عوامل التشتيت

بعض النظر عن مكان وكيفية وقوعك في فخ عوامل التشتيت، يجب عليكِ تخصيص وقت كبير للتركيز على عمل واحد والتخلص من كل شيء آخر. فالقضاء على عوامل التشتيت هو الطريقة الوحيدة التي تُساعدك على الانخراط في عمل عميق ومُركز.

خصصي وقت زمني لكل مُهمة

تعيينك حد زمني لكل مُهمة يمنعك من تشتيت انتباهك، على سبيل المثال: إذا كُنت ترغبين في كتابة مقال، أمنحي نفسك ساعتين، لذا إذا بدأتي في الساعة 8 صباحاً، حاولي الانتهاء من كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً، بهذه الطريقة تستطعين إدارة وقتك وستُدركين قواعد اللعبة لتكرارها بجدارة وبشكل يومي.

استخدمي قائمة الأعمال

قائمة الأعمال تُساعدك في تحديد العمل على الأجزاء الصغيرة، والتي بدورها تُساهم في إكمال أعمالك وتحقيق هدفك، لذا أنشئ قائمة مهام لكل هدف لديكِ، هذا سيُحفزك ويُساعدك على الإسراع في خطوات تحقيق هدفك.

غيري الجدول الزمني الخاص بكِ

تغيير جدولك الزمني الخاص بكِ هو الحل المثالي لتنظيم وقتك بشكل حقيقي وفعال، إذ أجمع الخبراء والأطباء النفسيين أن الاستيقاظ في الخامسة صباحاً هو الأفضل إذا كُنتِ تبحثين عن كيفية تنظيم الوقت. فهو من أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم.

كذلك عليكِ الاستيقاظ مُبكراً في عُطلات نهاية الأسبوع حتى تُحافظين على خريطة طريقك اليومية والاستمتاع بأجازتك في نفس الوقت. ومن أهم الأسرار التي يُصرح بها الخبراء هي التقليل من الوقت الذي تُشاهدين فيه التليفاز وخصوصاً قبل الخلود إلى النوم.

اتبعي قاعدة 80 – 20

هُناك قاعدة شهيرة باسم قاعدة " 80 – 20 "، تُشير إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20 % من الجهد المبذول، والمُستخدمة في المبيعات، حيث إن 80 % من المبيعات تأتي عادةً من 20 % من العملاء. وبالتالي عندما يتعلق الأمر بكيفية إدارة وقتك، يُمكنك تطبيق هذا المبدأ.

بمعنى  80% من نتائجك تأتي من 20% من أفعالك، لذا حاولي تبسيط جدول أعمالك اليومية، وإنهي مثلاً 5 أعمال تحتاجين إلى إنجازها باستخدام هذا المبدأ. إذ يُمكنك حذف غالبية العناصر في قائمتك. قد يبدو الأمر غير طبيعي في البداية، ولكن العمل الإضافي سيُوجهك لزيادة الجهد في المهام الأكثر أهمية.

اتركي وقتاً مؤقتاً بين المهام والاحتماعات

لا شك أنكِ تحتاجين إلى وقت لتصفية ذهنك وإعادة شحن طاقتك من خلال الذهاب في نزهة على الأقدام أوالتأمل أومجرد أحلام اليقظة. وبما أن الدماغ البشري لا يمكنه التركيز لمدة أكثر من 90 دقيقة في كل مرة، فبدون هذه الاستراحة سيكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك، لذا حاولي الفصل بين المهام والاجتماعات بـمدة لا تقل عن 25 دقيقة، فهذه كمية مثالية من وقت التخزين المؤقت.

توقفي عن الكمال

عندما تكوني باحثة عن الكمال، فلن تصلين نهائياً إلى أي شيء. هذا يعني أنكِ ستستمرين في العودة إلى نفس المُهمة مراراً وتكراراً. لذا توقفي عن كونكِ مثالية، وافعلي أفضل ما يُمكنكِ وامضي قُدماً.

عادات أساسية لا تستغني عنها

العادات الأساسية هي عادات يُمكنها أن تُغير حياتك، مثل ممارسة الرياضة، وتتبع نظامك الغذائي، وتطوير روتينك اليومي وغيرها. هذه العادات لابد أن تحل محل عاداتك السيئة لتكوني أكثر صحة وتركيزاً وأكثر ملاءمة لإدارة وقتك.

اجمعي المهام المُماثلة

عندما يكون لديك مهام مرتبطة، اجمعيها معاً، على سبيل المثال: لا تردي على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية الخاصة بك على مدار اليوم، حددي وقتاً محدداً للتعامل مع هذه المهام.لأن هذه المهام المُختلفة تتطلب أنواعاً مُختلفة من التفكير، وبالتالي تجميع المهام ذات الصلة معاً، ستمنح عقلك القدرة على إعادة توجيه الوقت بشكل منظم وهادف.

تعلمي قول " لا "

بالتأكيد لا أحد يريد أن يزعج من يحب أومن طلب عونه، لكن هثناك الكثير من المعروضات تكون مضيعة حقيقية للوقت، خصوصاً إذا كان وقتك لا يسمح بذلك. فإذا كان لديك قائمة كاملة من المهام، فقومي برفض دعوة العشاء أومساعدة زملائك في أمر ما حتى يكون لديك وقت فراغ لتحقيق أهدافك بخطوات ثابتة وفعالة.

استخدمي تقويماً عبر الإنترنت

تُعدالتقاويم أداة أساسية لإدارة الوقت، بل باتت أداة مُتطورة عبر الإنترنت بإحترافية عالية. لذا استفيدي منها  في الوصول إلي أجهزتكالمُتعددة، وجدولة اجتماعاتك، ومواعيدك، وإعداد تذكيراتك، وإنشاء مجموعاتكالزمنية، وجدولة أحداثك المُتكررة.

خططي للمستقبل

من أسوأ الأشياء التي قد تقومين بها هو الاستيقاظ يومياً من دون خطة لليوم، بدلاً من التركيز على ما يجب القيام به، وهذا يجعلك تتجولين بلا هدف ولا تهتمين بأمورك الضرورية على مدار اليوم.لهذا السبب يجب عليكِ دائماً التخطيط مسبقاً لمهامك اليومية، على سبيل المثال خصصي في الليلة السابقة 15 دقيقة قبل الخلود إلى النوم لتنظيم مكتبك وإنشاء قائمة بأهم أغراض اليوم التالي، كي تستيقظي في الصباح على مُتابعة أعمالك فوراً، من دون إهدار المزيد من الوقت، في معرفة ماذا ستفعلين اليوم؟. وخلال روتينك الصباحي، اكتبيالأمور الأكثر إلحاحاً وأهمية لإنجازها ولا تنسي التركيز على الأعمال الأكثر إنتاجية.