سلاحكِ الأساسي لإنجاز مهامكِ سريعًا...إليكِ أهمية إدارة الوقت وخطوات تنظيمه
تنطوي إدارة الوقت على تحقيق الكثير من الفوائد على الصعيد الشخصي والمجتمعي على حدٍ سواء، ويُمكن لتنظيم الوقت بالشكل المطلوب تحقيق العديد من الإنجازات التي حتمًا سترفع مستوى جودة حياتكِ إذا حرصتِ على تنظيم الوقت على قدر استطاعتكِ.
لاشك أن أهمية تنظيم الوقت تزداد في زمننا الحاضر بسبب ما نعانيه اليوم بنسبة تفوق ما عانيناه الأمس من كثرة مهدرات الوقت التي تسرق منّا وقتنا دون الشعور بذلك؛ ولذلك لا بُدّ من الوقوف على أهميّة الوقت وأهمية تنظيمه لتحقيق أهدافك التي تطمحين الوصول إليها.
وفي سطور موضوعنا التالي سنعرفكِ عبر موقع " هي" على أهمية تنظيم الوقت و أساسيات استثماره، وخطوات تنظيمه، بالإضافة إلى الكثير من نصائح لتنظيم وقتكِ من دون معاناة، وذلك من خلال استشاري التنمية البشرية الدكتور مصطفى الباشا من القاهرة.
أهمية تنظيم الوقت لتغيير حياتك للأفضل
وبحسب دكتور مصطفى، يُمكن إجمال أهمية تنظيم الوقت فيما يلي:
- سهولة تحقيق هدفكِ والوصول إليه.
- الاستقرار الاجتماعي والنفسي والعاطفي لديكِ.
- خلق حافز يُشجعكِ على المزيد من العمل والإبداع.
- بذل مجهود أقل لحل المشاكل التي قد تواجهينها؛ فالنظام بشكلٍ عام أهم داعم للقدرة على حل المشكلات؛ لأنه يوفر أسباب صفاء ذهنكِ وقدرتكِ على التفكير الصحيح.
- إنجاز أعمالكِ في وقت قصير، والانتهاء منها بحيث يتوفر لديكِ متسع من الوقت لإنجاز غيرها أو أخذ قسط من الراحة لإعادة شحن طاقتكِ التي فقدتيها في ساعات عملكِ.
- الشعور النفسي بالسعادة والتفاؤل اللذان ينتجان عن إتمام مهامكِ واختفاء الشعور بالتقصير والذنب بسبب تراكمها.
- التخلص من طاقتكِ السلبية، وما يتضمنها من مشاع الحزن والكآبة والقلق.
- الشعور بنجاحكِ والفخر ولذة الإنجاز، وهو ما يضمن إنجاز المزيد من المهام والبعد عن التأجيل.
أساسيات تنظيم الوقت واستثماره بين يديكِ
وأضاف دكتور مصطفى، توجد عدة عوامل قد تساعدكِ على استثمار الوقت واستغلاله فيما يعود عليكِ بالمنفعة، ومن أهم عوامل تنظيم الوقت واستثماره ما يأتي:
ركزي على ما تفعليه
إن كانت أي مهمة ستنجزيها ستأخذ منكِ الكثير من الوقت؛ فهذا يعني أنك لا تعطيها التركيز بالقدر الكافي، بل من المتوقع أن نصف هذا الوقت الذي قضيته قد ضاع منكِ بطريقة ما، لأن عدم تركيزك وتشتتك والذهاب مع أفكارك والغرق فيها يعدّ من أهم الأمور التي تضيع الوقت. لذا، ركزي على الأعمال التي عليكِ إنجازها، وابتكري طرق مختلفة لإنتهاء منها سريعًا.
نظمّي مهامكِ في ملاحظات
المشكلة هنا هي عدم تنظيم المهمّات على شكل ملاحظات تبقى أمام عينيكِ؛ لذا، عليكِ تخصيص دفتر أو الاعتماد على المفكرة في الهاتف الذكي أو في برامج اللاب توب، فهي الأفضل من حيث تنظيم كافة المهمات وإبقائها دائمًا أمام عينيك. كذلك يُمكنك الاعتماد على التخطيطات والجداول اليومية التي تسهل هذا الأمر لتحتفظي بها أمام عينيكِ لإنجاز كل جزء في وقت محدد.
ابتعدي عن كل ما يُشتت انتباهكِ
إذا كنت ترغبين في إنجاز عملكِ والانتهاء منه سريعًا، فيُفضّل فصل الهاتف الذكي أو تركه في مكان بعيد عنكِ أو إذا كنتِ شجاعة فلا تلتفتي إليه إذا سمعت رنين التنبيه الصادر عنه.
خطوات مهمة لتنظيم وقتك بإحترافية
أشار دكتور مصطفى، إلى أنهناك العديد من الخطوات التي يجب عليكِ اتباعها لتنظيم وقتكِ بإحترافية، وتحسين إنتاجيتكِ، وتقليل الضغط في حياتك العملية تحديدًا؛ وفيما يلي أبرز خطوات تنظيم الوقت على النحو التالي:
قيمّي استخدامك للوقت الحالي
قبل البدء في ممارسة إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة، من المهم معرفة كيفية إدارة الوقت الحالي بشكل جيد، والطريقة التي يمكن القيام بذلك هي من خلال تقييم أو تدقيق الطريقة التي يتم بها استخدام الوقت في الوقت الحالي، مثلًا قد تعتقدين أنكِ تحتاجين إلي 45 دقيقة فقط لكتابة الرسائل الإلكترونية وإرسالها كل يوم، ولكن قد يستغرق الأمر بالفعل ساعة ونصف.
لا تغفلي عن التخطيط اليومي
عليكِ التنظم والتخطط لليوم التالي بشكل سابق؛ فمثلًا يُمكن القيام بذلك في الليلة السابقة عن طريق قضاء 15 دقيقة بعد العمل في تنظيم المكتب وإدراج أهم الأشياء التي قد تحتاجين إلى القيام بها في اليوم التالي. أو يُمكنكِ اختيار التخطيط لليوم في الصباح الباكر قبل البدء في أعمال اليوم، ويجب محاولة كتابة العناصر الأكثر أهمية ثم أكملها في الوقت الذي تكونين فيه أكثر إنتاجية في اليوم.
إلتزمي بالحدود الزمنية
يجب عليكِ المحاولة في تحديد مُهلّة زمنية لكل مهمة عليكِ القيام بها خلال اليوم؛ فمثلًا إذا كان يجب كتابة تقرير خاص بالعمل، فيمكن تحديد إكماله في غضون 3 ساعات ثم الانتقال إلى شيء آخر، من أجل تقليل التسويف والإلتزام بالجدول الزمني المُخصص لكل مهمة.
فضلًا عن ذلك، من الجيد أيضًا إجراء تقييم واقعي لمقدار العمل الذي يتم إجراؤه في كل مهمة قبل تعيين المدة الزمنية حتى تتمكّني من الحفاظ على مستوى معين من الدقة والحفاظ على الضغوط تحت السيطرة.
ضعّي قائمة بمهامكِ
إن عمل قوائم بالمهام تساعد في تحديد ما يجب القيام به بالضبط وفي أي تاريخ؛ لذا سيساعد هذا في معرفتكِ مهامكِ حسب أولوياتكِ كل أسبوع وما الذي يمكن أن ينتظر. كذلك يجب عليكِ الاحتفاظ بمخطط أو تقويم. قد تكون هناك مهام أخرى غير موجودة في قائمة المهام، ولكن يجب عليكِ محاولة إعادة جدولة المهام التي لا يمكن إكمالها كما هو مخطط لها بدلًا من التوقف عن تنفيذها، ويُمكنكِ الاستعانة بقائمة المهام اليومية في تنظيم وقتك بصفة عامة.
جمعّي المهام ذات الصلة
تتطلب مهامكِ المختلفة طرقًا مختلفة في تنفيذها؛ لذا عند كتابة قائمة مهامكِ يفضل تجميع المهام المتشابهة معًا حتى لا تضطرين إلى إعادة تغيير التفكير في كل مرة تقومين فيها بمهمة جديدة.
اهتمّي بالمهام الصعبة أولًا
بما أن تنظيم الوقت أمرًا حتميًا لتعزيز نجاحاتكِ بصفة عامة، لذا عليكِ الانتهاء من مهامكِ الصعبة أولَا؛ ليكون لديكِ عقل صافٍ ومزيد من الطاقة لاستكماك المهام الأخرى سريعًا.
تخلّصي من المثالية
معظم الأشخاص تريد أن تعمل عملًا فعالًا ودقيقًا، لكن يجبعليكِ محاولة التخلي عن المثالية، لأنه لا يوجد شخص مثالي، فدائمًا لا يكون لدى الأشخاص الوقت الكافي لإكمال العديد من المهام في يوم واحد.
إلتزمي بالمخطط
أفضل طريقة للالتزام بالمخطط هي ترك مجال للأخطاء مع الاستمرار في المحاولة. عمومًا تنظيم وقتكِ بشكل أفضل سيتطلب الممارسة والاستمرارية؛ وعند المحاولة والفشل يجب عليكِ الاستمرار في المحاولة، لأنه سيصبح أسهل عليكِ، وسيكون هناك قدرة على تبسيط عملكِ بالطريقة الأفضل.
اجعلي التنظيم عادة
يجب عليكِ دومًا الحفاظ على مساحة العمل منظمة، وإعادة الأشياء إلى مكانها عند الانتهاء من استخدامها، وعند استخدام الكمبيوتر أو الهاتف وفتح المستندات والملفات فيجب إعداد نظام يسمح بالعثور على المستندات الضرورية بشكل أسرع. يُمكنك أيضًا محاولة تنظيم البريد الإلكتروني عن طريق إلغاء الاشتراك في الأشياء غير الهامة، وبهذه الطريقة يُمكنكِ الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة سريعًا.
ضعّي أوقات فارغة بين المهام
يُمكنكِ وضع وقت فارغ بين كل مهمة مكتملة، لأن ذلك سيساعدكِ في الحصول على وقت إضافي لإنهاء المهام الأخرى. وفي حالة الانتهاء من مهامكِ في الوقت المحدد، ستنعمين بوقت قصيرلتقليل الضغط وأخذ قسط من الراحة أو المشي أو تناول وجبة خفيفة.
نصائح مهمة لتنظيم الوقت بفعالية
وأخيرًا، ينصحكِ دكتور مصطفى، بضرورة إتباع التعليمات التالية، لمساعدتك على تنظيم وقتك وإنجاز مهامك لتحقيق أهدافك وطموحاتك بخطوات ثابتة، وذلك على النحو التالي:
- خططي ليومكِ لتنظيم وقتك.
- اكتسبي مهارة المقارنة وتحديد الأولويات.
- اكتبي الخطط والأهداف على الورق وعدم الاكتفاء بحفظها في الذاكرة.
- يجب عليكِ إجراء التعديل اللازم على الخُطَّة عند الضرورة.
- إلتزمي بالاطلاع المستمر على الخطط والأهداف، وإضافة التعديلات والتبديلات الملائمة.
- استفيدي من التقنيات الحديثة كالحاسب الآلي والإنترنت في تنظيم الوقت.
- اتبعّي المرونة أثناء التنفيذ، ولا تنسي تقدير مدّة زمنيّة كافية لكل مهمة.
