10 نصائح تضمن لك وصولك في الموعد المحدد
لا أعتقد أن هناك شخص ما ينوي أو يخطط لأن يصل متأخر على الموعد المحدد له عن قصد، ولكن إذا كنت لا تخططين للوصول في الوقت المحدد، فأنت تخططين للتأخر.
نصائح تضمن لك وصولك في الموعد المحدد
قد يكون الحضور متأخرًا عن أي شيء مرهقًا ويشعر الآخرين بعدم المبالاة، ويمكن أن يكون مكلفًا أيضًا، ووفقًا لأحد الدراسات؛ التأخير يكلف الشركات الأمريكية أكثر من 3 مليارات دولار سنويًا في الإنتاجية المفقودة، وعلى الرغم من ذلك، هناك ما بين 15 و 20 بالمائة من الناس يعترفون بتأخرهم باستمرار.
وإذا كنتي لا ترغبين في الانضمام إلى فريق الأشخاص المتأخرين دومًا، فإليكِ 10 طرق لضمان أنك ستكون دائمًا في الوقت المحدد:
-
ذكري نفسك لماذا تريد أن تكون أكثر دقة
عندما تبدئين عملك الخاص، ستحتاجين إلى تحديد السبب وراء أفعالك، والقيام بذلك سوف يبقيك متحمسًا ويضمن لك التمسك به، وقد يساعدك هذا أيضًا في تحديد العوائق المحتملة والحلول للتغلب عليها.
وينطبق الشيء نفسه على سبب رغبتك في أن تكون أكثر دقة في المواعيد، فعلى سبيل المثال، هل يؤدي تأخرك إلى زيادة الضغط على حياتك؟ هل يشكل ضغطًا على علاقاتك؟ هل يضر ذلك بسمعتك لأنه يُنظر إليك على أنك شخص لا يمكن الاعتماد عليه أو يتأخر باستمرار عن المواعيد النهائية؟
فكري في سبب رغبتك في التوقف عن التأخير، ومن ثمّ فكري في الكيفية التي سيجعل بها هذا حياتك أفضل، وبعد أن تفعلي ذلك، اجعلي التواجد في الوقت المحدد أولوية.
-
اعرفي نفسك
لنفترض أنك تتأخري دائمًا عن العمل، فيجب أن تعرفي السبب وراء ذلك، هل هذا لأنكِ لا تستيقظين مبكرًا بما فيه الكفاية؟ هل تستغرق رحلتك وقتًا أطول مما تعتقد؟
ولا يمكنك إصلاح مشكلة التأخير إذا لم تصلي إلى جذر المشكلة، قد تعتقدين أنه الحل قد يكون بسيطًا، مثل ضبط المنبه قبل 15 دقيقة في الصباح، لكن يجب أن تتعرفي أيضًا على ساعتك الشخصية حتى تتمكني من التخطيط ليومك حول ذلك، فعلى سبيل المثال، لنفترض أنك من النوع الذي يحتاج إلى ساعة أو ساعتين للتحرك بعد الاستيقاظ، عندها سيكون من غير المجدي الاستيقاظ في الساعة 8 صباحًا. ونتوقع أن تكوني في العمل بحلول الساعة 9 صباحًا، وبدلاً من ذلك، يمكنك إما ضبط المنبه مبكرًا أو الوصول إلى العمل في وقت متأخر.
-
كوني محترفة في الجدولة
ربما يكون السبب الرئيسي وراء عدم وصولك في الوقت المحدد مشكلة هو أنك لا تدير وقتك بشكل فعال، وربما أفضل طريقة لتصحيح ذلك هي أن تصبحي خبيرة في الجدولة.
كما يجب عليك البدء في تتبع وقتك، حيث يتضمن هذا كل شيء بدءًا من طول تنقلاتك والوقت الذي تقضيه في الرد على رسائل البريد الإلكتروني والوقت الذي تستغرقه لإكمال عملك.
ويمكنك القيام بذلك يدويًا أو استخدام تطبيق تتبع الوقت، بغض النظر عن كيفية القيام بذلك، فأنت بحاجة إلى معرفة كيف تقضي وقتك حتى تكون واقعيًا في خططك.
ومن الناحية المثالية، يجب أن تفعل ذلك لبضعة أسابيع لمنحك صورة أكثر دقة، وبعد ذلك، يمكنك جدولة كل شيء في التقويم الخاص بك لمنع التعارضات مثل التأخير.
-
من الأفضل دائمًا المبالغة في التقدير
وبالحديث عن الجدولة، من الأفضل عادة المبالغة في تقدير الأفضل، وهذا لأنه بغض النظر عن مدى تنظيمك، لا يمكنك التنبؤ بما هو غير متوقع، لذلك يمكنك توقع الأسوأ دومًا.
وقد يكون الأسوأ هذا هو الجلوس في حركة المرور بسبب حادث أو غيره من الأسباب، لذلك اجعلي وقت إضافي لتلك المعوقات.
-
ضعي في عين الاعتبار الأنشطة الانتقالية
يمنح معظمنا لأنفسنا الوقت الكافي للانتقال من مهمة إلى أخرى، والمبالغة في التقدير هي إحدى طرق التعامل مع الأحداث غير المتوقعة، الكثير من الناس لا يأخذون في الاعتبار الأنشطة الانتقالية.
وعلى سبيل المثال، إذا كان لديك اجتماع غداء يبدأ عند الظهر، فهل خصصت الوقت المناسب للانتقال من مكتبك إلى المطعم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فربما تكون قد قمت عن غير قصد بجدولة شيء آخر في التقويم الخاص بك يتناسب مع الاجتماع، مما لا يترك لك الكثير من الوقت للوصول إلى الحدث في الوقت المحدد.
وكقاعدة، من الآن فصاعدًا، ضع فوارق زمنية بين إدخالات التقويم، وبهذه الطريقة يكون لديك وقت إضافي في حالة وقوع حدث غير متوقع، والأهم من ذلك، أنك تتجنب أي تعارضات محتملة في المواعيد.
-
خططي الليلة السابقة
وبدلاً من التسرع كل صباح ضعي روتينًا مسائيًا حيث تستعد للغد منذ الليل، وتتضمن الأمثلة ترتيب ملابسك، وتعبئة غدائك، ومعرفة مكان مفاتيحك ومحفظتك، ومراجعة التقويم الخاص بكِ، وإذا كان لديكِ عرض تقديمي، تدربي وقومي بتعبئة جميع المستندات والمعدات وتنظيمها لتكوني على استعداد للذهاب.
-
اضبطي ساعتك لاحقًا
كما أنه يوجد طريقة سهلة بما يكفي يمكن أن تخدع عقلك ليعتقد أنه متأخر عما هو عليه الآن؛ فقط اضبطي ساعتك بعد 5 أو 10 دقائق من الوقت الفعلي، وتأكدي من مزامنة ساعتك من المنبه أو الهاتف الجوال جميعًا حتى لا تشعرين بالارتباك عند عرض ساعة اليد والساعات الموجودة على هاتفك وجهاز الكمبيوتر والجدار في أوقات مختلفة.
-
استخدم التذكيرات والإخطارات
وفي هذه الأيام، أصبحت التذكيرات والإشعارات تلقائية، على سبيل المثال؛ إذا اشتريت تذاكر لحفلة موسيقية باستخدام عنوان Gmail الخاص بك، فستتلقى رسالة بريد إلكتروني لتذكيرك بالحدث، وكلما قمت بإضافة إدخال إلى التقويم الخاص بك، ستتلقى أيضًا تذكيرات.
ومعظم الناس لا يغيرون هذه التذكيرات والإشعارات، بمعنى آخر، إذا كان لديك اجتماع في الساعة 3 مساءً، وقد تتلقي تذكيرًا قبل خمس دقائق، كل هذا جيد، ولكن، إذا قمتي بضبط التذكير على 30 دقيقة، فسيضمن ذلك مغادرة المكتب مع توفير متسع من الوقت للوصول إلى الاجتماع.
-
ضعي جدول زمني لنفسك
إذا كان لديك اجتماعات طوال اليوم، وتحتاجين إلى الانتقال من غرفة إلى أخرى طوال اليوم فلن تلتزمي بمكالمة جماعية في اللحظة الأخيرة أو تساعدي موظفًا في حل مشكلة ما، بدلاً من ذلك، يمكنك جدولتها في تاريخ آخر عندما يكون لديك التوافر وفقًا للجدول الزمني المخصص لنفسك.
-
إعادة التفكير في أسلوب التفكير والدلالات الخاصة بك
كتبت إيلين هندريكسن على موقع HuffPost: بدلاً من التفكير أن علينا أن نكون في الحفل الساعة 5:00، فكر في أن الستار يرفع الساعة 5:00 "، وتابعت: "هناك فرق كبير بين الجلوس في مقعدك، والبرنامج في متناول اليد، وبين أن تكون لا تزال تتجول بحثًا عن موقف للسيارات في الساعة المحددة"
