7 نصائح لإعداد ميزانية ناجحة للأعمال التجارية الصغيرة

من أهم الأمور التي يسعى إليها أصحاب الأعمال الصغيرة، هو إعداد ميزانية ناجحة للأعمال التجارية المتواضعة إذ يعد التدفق النقدي أحد الاعتبارات الرئيسية لأي عمل تجاري، وهو أكثر أهمية بالنسبة للشركات الصغيرة وفي كثير من الحالات، وخاصة الشركات التي بدأت للتو، فمن المهم التركيز على استراتيجيات إعداد ميزانية الأعمال الصغيرة.

وعندما تولي اهتمامًا وثيقًا لأشياء مثل التكاليف الثابتة والمتغيرة والإيرادات المتوقعة، فأنت في مكان أفضل لاتخاذ قرارات سليمة تساهم في نموك على المدى الطويل.

لماذا تحتاج شركتك الصغيرة إلى ميزانية؟

أولا الميزانية أمرًا بالغ الأهمية للشركات الصغيرة، حتى في مراحلها الأولى، لأنها توفر نظرة مفصلة عن المستقبل المالي لشركتك، مما يسمح لكِ باتخاذ قرارات مستنيرة لتحقيق الأهداف طويلة المدى، كما أن إعداد ميزانية العمل يساعدك على:

•      تحديد فرص تعزيز الإيرادات

•      تجنب الديون خلال الأشهر البطيئة

•      تقليل النفقات غير الضرورية

•      الحفاظ على النظام المالي للقروض المحتملة أو المستثمرين

•      إعادة استثمار الأموال الفائضة

•      اكتساب المعرفة حول مجالات الإنفاق وآفاق النمو

•      ضمان الربحية

كيفية إنشاء ميزانية الأعمال الصغيرة

هناك بعض الخطوات التي تساعدك في إنشاء ميزانية الأعمال الصغيرة ومنها :

قومي بإضافة كل دخلك

لا يمكن معرفة ميزانيتك حتى تعرفين مقدار الأموال التي تنفقينها، ومن هنا يرتكب العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة خطأً فادحًا يتمثل في عدم تتبع ذلك عن كثب.

أما بالنسبة للأعمال التجارية التي لديها مصدر دخل ثابت واحد، وعلى سبيل المثال أعمال التجارة الإلكترونية، فمن السهل الإجابة على هذا السؤال، ولكن بالنسبة لأنواع أخرى من الشركات، قد تحتاج إلى دراسة الوضع عن كثب.

فمثلا، إذا كان لديكِ أكثر من موقع واحد أو أكثر من مصدر دخل واحد، فستحتاجين إلى ملاحظة ذلك، ويمكن أن تتضمن مصادر الإيرادات المختلفة أمور مثل:

•      المبيعات من الأحداث مثل المعارض التجارية وغيرها من الأحداث

•      المبيعات من مواقع أخرى، مثل المتاجر الفعلية

•      مشاريع مستقلة أو مشاريع جانبية

•      رسوم الاستشارة يتم تحصيلها بشكل منفصل

أيضا حاولي إلقاء نظرة على الأعوام الماضية للحصول على فكرة قوية عن متوسطاتك وإيراداتك، خاصة إذا كنت شركة موسمية، أو إذا كنت تمتلكين نشاطًا تجاريًا جديدًا، فابدأي بتقدير متواضع حتى تحصلين في النهاية على المزيد من المال.

احسبي تكاليفك الثابتة

عليك أولا حساب التكاليف الثابتة لمشروعك الصغير، والتكاليف الثابتة هي نفقات الأعمال الموثوقة والمتسقة التي تحدث في دورة منتظمة، سواء كانت تلك الدورة أسبوعية، أو شهرية، أو سنوية، وإليك أهم الأمثلة على التكاليف الثابتة:

•      إيجار مكتبك وما فيه من معداتك

•      الإمدادات التي تحتاج إلى تجديد بانتظام

•      التأمين على الأعمال التجارية، ومدفوعات القروض، والضرائب

•      الرواتب والمزايا للموظفين بأجر

•      خدمة الإنترنت والهاتف

•      خدمة الاستضافة لموقعك

•      اشتراكات البرامج والعضويات والأدوات مقابل رسوم شهرية

لا تنسِ التكاليف المتغيرة

التكاليف المتغيرة متسقة مثل التكاليف الثابتة، إلا أن المبلغ بالدولار يختلف من شهر لآخر على حسب سعر الصرف في الدولة الموجود فيها، كما يمكن أن يكون تتبع هذه التكاليف أصعب قليلاً من تتبع التكاليف الثابتة، لذا انتبهي إليها جيدًا، وهناك بعض الأمثلة على النفقات المتغيرة:

•      المواد الخام للإنتاج، والتي تختلف بناءً على مخرجاتك

•      تكاليف الشحن والتسليم، والتي تختلف بناءً على حجم مبيعاتك

•      المرافق لمكتبك أو واجهة المتجر

•      الموظفون الذين لا يتقاضون رواتب، مثل العاملين بدوام جزئي أو العاملين لحسابهم الخاص والمقاولين الآخرين الذين ليس لديهم اتفاقية دفع شهرية محددة

•      جهود التسويق والتي قد يتم إصلاحها إذا كان لديك خطة تسويق محددة أو الاستعانة بمصادر خارجية لوكالة ما

•      تكاليف السفر للمناسبات واجتماعات العمل

•      تكاليف كثيرة ، مثل التطوير المهني والتدريب

كما يمكن أن تلعب التكاليف المتغيرة دورًا هامًا في إعداد ميزانية الأعمال الصغيرة، خاصة إذا كنت بحاجة إلى توفير المال أو إنفاق أقل، لذلك انظري إلى هذه النفقات أولاً لخفض التكاليف وهي قاعدة متبعة وأثبتت مكانتها.

ميزانية للإنفاق غير المتكرر

وهذه من الأمور التي يمكن أن تتسلل بسهولة وتفسد ميزانية عملك فمثلا، فكر في عمليات الشراء التي لا تقومي بها كثيرًا، ولكنك لا تزالي بحاجة إلى القيام بها.

وأيضا يمكن أن يشمل ذلك شراء الأجهزة مثل الآلات وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وحتى العناصر الأصغر مثل صانعي الملصقات، وهذه هي أنواع الأشياء التي لا تشتريها بشكل منتظم، ولكن عندما تنشأ الحاجة إليها، يمكن للتكاليف غير المتوقعة أن تؤثر بشكل كبير على ميزانية عملك.

وينطبق هذا بشكل خاص عندما تكون هذه المشتريات ضرورية بالنسبة لكي لتتمكني من إدارة أعمالك بفعالية على أساس يومي.

بناء صندوق للطوارئ

أهم شيء وضع ميزانية للتكاليف غير المتوقعة، ولابد لك من السؤال ماذا لو تعطلت أجهزتك أو وقع حادث؟ إن تخصيص ميزانية لمثل هذه المواقف يمكن أن يساعد في تخفيف التوتر والحفاظ على الاستقرار المالي.

على الرغم من أنه قد لا يكون من الممكن دائمًا أن يكون لديك صندوق طوارئ مخصص، إلا أن الخيارات البديلة مثل تمويل الأعمال الصغيرة من البنوك يمكن أن تساعد.

قومي بإنشاء بيان الربح والخسارة الخاص بكِ

قومي بإجراء الحسابات واكتشفي هامش الربح الخاص بكِ بعد ملاحظة كل دخلك ونفقاتك، أيضا قومي بتوحيد جميع أرباح عملك؛ ثم قومي بإضافة جميع النفقات، بما في ذلك النفقات الثابتة والمتغيرة والمصروفات لمرة واحدة.

خططي جيدا لميزانيتك للأشهر القادمة

أصبح لديك الآن مستندات دقيقة عن الشؤون المالية لأعمالك، ومع ذلك، فإن الميزانية الجيدة تتعدى الحاضر وتهتم بالمستقبل، إلا أن التنبؤ الدقيق بالإيرادات والنفقات المستقبلية أمر مستحيل، فإن تحليل البيانات السابقة يسمح بتقديرات دقيقة نسبيًا.

ولا تنسي أن تقومي بإنشاء وثيقة تطلعية بناءً على بيان الأرباح والخسائر التاريخي الذي قمتي بتطويره مسبقًا، والذي يشمل جميع الإيرادات والنفقات.

ضعي أيضا في اعتبارك توقيت شراء الأجهزة أو المعدات وخصصي الأموال لعمليات الاستحواذ الجديدة أو الخدمات المهنية.