9 نصائح لإدارة عمل الموظفين عن بعد بنجاح

يعد إلزام الموظفين بالعمل عن بعد أمرًا صعبًا! لا يمكنك مراقبة عملهم، وتوفير التوجيه اللازم، والتدريب، والتحفيز. ومع ذلك، يمكن توظيف الموظفين عن بعد هي خطوة إستراتيجية توفر العديد من المزايا، بما في ذلك الوصول إلى مجموعة المواهب العالمية، وتحسين المرونة، وزيادة رضا العملاء، بالإضافة إلى توفير الوقت والمال.

إذاً، قد تستغرق إدارة فريق العمل عن بعد بعض الوقت والجهد وتحديات خاصة. وللمساعدة في حلّ هذه المشاكل، وضعنا النصائح التالية التي قد تكون بمثابة إرشادات للإشراف الفعّال على الموظفين عن بُعد.

1-تنفيذ عملية الإعداد المنظمة

تعتبر عملية الإعداد الجيدة التنظيم أمراً بالغ الأهمية لأعضاء فريق العملاء عن بُعد وللاندماج بسلاسة في المؤسسة وفهم أدوارهم ومسؤولياتهم. يجب تعيين لكل عضو في فريق العمل عن بعد مرشداً أو رفيقاً يمكنه إرشادهم خلال المراحل الأولية والإجابة على الأسئلة ومساعدتهم على التأقلم مع ثقافة العمل عن بُعد. كذلك، يجب أن تتضمن عملية الإعداد أيضاً تدريباً شاملاً على منتجات أو خدمات العملاء، وشخصيات العملاء، واستراتيجيات نجاح العملاء.

2-التركيز على التواصل

يعد ضعف التواصل أحد أكبر العوائق التي تحول دون وجود فريق عمل عن بُعد ناجح ومتحمس. لذلك، عليك التأكد من أن أعضاء فريقك يمكنهم الوصول إلى أفضل أدوات ومنصات التواصل ومعرفة كيفية استخدامها! علاوة على ذلك، يجب استخدام قنوات الاتصال التي تركز على الفيديو قدر الإمكان، والحرص على جدولة اجتماعات شخصية منتظمة مع الموظفين للتحدث معهم بشان أهدافهم، وسير عملهم، وأي مسائل أخرى تدور في بالهم. فالتواصل القوي يحدّ من ارتباك أعضاء الفريق، ويمكنّهم من التعامل مع المواقف بشكل فوري وزيادة انتاجيتهم.

3-توثيق العمل

توثيق المهام يسهّل على الجميع تحديد المسؤولون عن المهمة. ولتبسيط ذلك، يجب تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر، ويجب أن تتضمن سجلات المشاريع كل مهمة صغيرة، ومن المسؤول عن كل مهمة، والإنجازات المتوقعة من كل موظف معني بتنفيذ المهمة. علاوة على ذلك، يجب على الموظفين المسؤولين عن مهمة معينة تحديث سير العمل حسب الحاجة. ويجب أن يكون توثيق المهام متاحاً لكل عضو في ذلك الفريق المحدد، وبهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق مساءلة بعضهم البعض.

4-تقديم التدريب والتطوير المستمر

التدريب والتطوير المستمر ضروري لإبقاء فريق العمل عن بعد على اطلاع دائم باتجاهات المجال والتقنيات الجديدة واحتياجات العملاء المتطورة. يجب توفير فرص لتعزيز المهارات والشهادات وورش العمل لمساعدة أعضاء الفريق على صقل خبراتهم، وتشجيعهم على مشاركة خبراتهم التعليمية ومعرفتهم مع بقية أعضاء الفريق، وتعزيز ثقافة النمو والابتكار.

5-تعزيز التوازن بين العمل والحياة

العمل عن بعد يمكن أن يطمس الخطوط الفاصلة بين الحياة الشخصية والمهنية، مما يؤدي إلى الإرهاق إذا لم تتم إدارته بشكل فعال. تشجيع التوازن الصحي بين العمل والحياة الشخصية داخل كل عضو يعمل عن بعد من خلال تحديد توقعات واضحة لساعات العمل وتعزيز الإجازة عند الحاجة. هذا المثال يجب أن ييحتذى به لإثبات أهمية الحفاظ على توازن صحي.

6-تحديد الأهداف

يعد وضع مقاييس أداء وأهداف واضحة أمراً ضرورياً لفريق العمل عن بعد لفهم التوقعات وقياس تقدّمهم بفعالية. يجب أن يكون هناك منظور واضح للمهام المطلوبة، وكيف سيتم إنجازها، ومن سيفعل ماذا. مواءمة هذه المقاييس مع أهداف العمل العامة ومساهمة الفريق في إرضاء العملاء والاحتفاظ بهم وزيادة المبيعات. يجب مراجعة الأداء بانتظام وتقديم ملاحظات بناءة لمساعدة أعضاء الفريق على التحسين المستمر والنمو في أدوارهم.

7-جمع ملاحظات الموظفين

يؤتي تقديم الملاحظات بثماره عندما نتحدث عن الموظفين عن بعد. إذ يعزز ثقة الموظف بذاته ويثبت مهاراته. ولكي لا يخشى الموظف عن بعد تداعيات هذا الأمر، على المدير وضع تقديم الملاحظات ضمن مهام الموظف ليشعر الموظف بالمزيد من الحرية لما يترتب على رأيه من نتائج حيث تفادي مشكلات متوقعة أو حل مشكلات موجودة بالفعل. يجب أن يكون المدير مستعداً أيضاً لتقديم ملاحظات منتظمة للعاملين عن بُعد، حتى لو كان ذلك عبر الهاتف أو من خلال محادثة سريعة على "سكايب". وسيساعد هذا في إنشاء تدفق اتصال ثنائي الاتجاه، وهو أمر ضروري لفريق ناجح.

8-تمكين الموظفين من الوصول إلى الأدوات المناسبة

عدم توفير المعدات المناسبة لن يؤدي إلى توليد شعور الموظفين بالإحباط فحسب، بل سيؤدي إلى إنتاج عمل بجودة متدنية. يمكن منع حدوث ذلك من خلال التأكد أولًا من اتصال الموظفين عن بعد بإنترنت عالي الجودة وحصولهم على أجهزة حاسوب محمولة (لابتوب) أو أجهزة حاسوب شخصية تعمل بشكل جيّد. ثم يجب تحديد أدوات الاتصال المناسبة وتوفيرها بناءً على احتياجات أعضاء الفريق وهيكلتهم. وقد يحتاج الموظفون أيضاً إلى منصة لإدارة المشاريع تحافظ على تنظيم المهام والأفكار وتسهل التعاون في تنفيذ المشاريع. إلى جانب الأساسيات المذكورة، يجب تخصيص الوقت للاستفسار من أعضاء الفريق عن المعدات والأدوات المطلوبة لتحسين إنتاجية العمل.

9-حماية الوصول إلى المعلومات

بيانات العملاء وبيانات الشركة الخاصة هي موارد قيّمة يحتاج العاملون إلى الوصول إليها. ولكن يجب سالتفكير في حماية المعلومات عندما يتعلق بالأمر بالوصول إلى معلومات وبيانات الشركة والتواصل بشكل آمن مع العملاء. يجب وضع في الاعتبار عدة أمور لتسهيل الوصول إلى المعلومات لإبقائها آمنة مثل تعيين "سياسات الأمن عن بعد" الضرورية في الشركة، وضمان وجود شبكة إنترنت آمنة، وضبط لوائح "استخدام الأجهزة الشخصية". بالإضافة إلى ضمان وجود فريق محترف لتكنولوجيا المعلومات، والتأكد من تدريب العاملين عن بعد على مخاطر استخدام البرامج غير الآمنة مثل النسخ المقرصنة من "ميكروسوفت وورد"، وتجنّب مخاطر تسرب الاتصالات باستخدام منصة اتصالات عالية الجودة.