أسئلة رئيسية يطرحها الموظفون الأذكياء عند تكليفهم بمهام جديدة
يوجد أسئلة رئيسية يطرحها الموظفون الأذكياء عند تكليفهم بمهام جديدة في العمل، وباعتبارك عضوًا في فريق مشروع قادم، قد تشعر بالفضول بشأن كل خطوة في العملية، وما هي واجبات كل فرد وما هو الموعد النهائي.
وبالإضافة إلى هذه التفاصيل المهمة، هناك العديد من الأسئلة التي قد يطرحها أعضاء الفريق قبل بدء المشروع لمساعدتهم على اكتساب الرؤية اللازمة لأداء عملهم بجدية، حيث إن معرفة بعض هذه الأسئلة المهمة يمكن أن يساعدك على الوفاء بواجبات ومسؤوليات دورك بشكل أفضل.
نستكشف معا اليوم، أهم أسئلة يمكنك طرحها على مديرك قبل بدء المشروع ومناقشة فوائد التشاور معه.
ما هي فوائد طرح الأسئلة قبل البدء بالمشروع أو المهمة الجديدة في العمل؟
هناك العديد من الفوائد التي يمكنك الحصول عليها من طرح الأسئلة على مديرك قبل بدء المشروع أو المهمة المكلفة بها، ومن بينها ما يلي:
يحسن حل المشكلات:
يعد طرح الأسئلة أمرًا مهمًا قبل بدء المشروع لأنه يمكن أن يحسن قدرتك على حل المشكلات التي قد تنشأ لاحقًا أثناء العملية، ويمكن للأسئلة التي تطرحها في البداية أن تمنحك الرؤية اللازمة لتوقع تلك المخاوف ومن ثم معالجتها في الوقت المناسب.
تحسين إجراءات الإعداد:
من الضروري الاستعداد قبل البدء في المشروع للتأكد من أن لديك كل ما تحتاجه للبدء، ومن خلال طرح الأسئلة مقدمًا، يمكنك جمع المواد والموارد اللازمة للبدء بشكل صحيح.
يحدد المساءلة الفردية:
وتتضمن العديد من المشاريع العديد من المهنيين، حيث يقدم كل منهم مساهماته ومهاراته الخاصة إلى الفريق، وقد يكون من المفيد أن نسأل ما هي مسؤولية كل عضو في الفريق حتى يتمكنوا من مساءلة أنفسهم عن إكمال الجزء الخاص بهم من المشروع بأعلى جودة وفي الوقت المناسب.
جمع الرؤى:
تصف الرؤى المعلومات ذات الصلة التي تساعدك على عمل تنبؤات بالنتائج وتنفيذ استراتيجيات لإنتاج نتيجة محددة أو مرغوبة، حيث إن طرح الأسئلة للكشف عن المعلومات المهمة يمكن أن يزودك بالرؤى اللازمة لإنشاء خطط مستنيرة للوصول إلى المعايير والأهداف والمواعيد النهائية.
اتخاذ قرارات أكثر استنارة:
هناك مجموعة واسعة من الأسئلة التي يمكنك طرحها في بداية المشروع، وكل تفصيل منها يوفر لك فهمًا أفضل لكيفية عمل العملية الشاملة ووظيفتها، وكلما كنت مطلعًا أكثر في بداية المشروع، كلما تمكنت من تحسين عمليات اتخاذ القرار الخاصة بك بشكل أفضل.
يحدد سير العمل الخاص بكِ:
يصف سير العمل تسلسل الخطوات والإجراءات والمهام التي يكملها أعضاء الفريق من أجل تحقيق هدف أو غرض بنجاح، ويساعدك طرح أسئلة هادفة وحاسمة على تحديد سير العمل حتى تعرف بالضبط ما هي الواجبات التي يجب تحديد أولوياتها ومتى تنتهي منها.
يحدد التوقعات:
ويعد تحديد التوقعات أمرًا ضروريًا لكي يعمل المشروع بنجاح لأنه يُعلم كل عضو في الفريق بأهدافه الفردية والغرض العام للمشروع، وهذا يضمن أنهم يفهمون ما يتوقعه المدير وأصحاب المصلحة منهم حتى يتمكنوا من إدارة سير عملهم لتلبية تلك الاحتياجات المحددة، مما يقلل من فرص الأداء الضعيف.
تحسين التنظيم:
يعد التنظيم عنصرًا حاسمًا في بدء المشروع لأنه يساعدك على تحديد إطار عمل لكيفية تدفق كل خطوة من خطوات العملية، ولذلك، فإن طرح أسئلة ذات معنى حول العملية الشاملة يمكن أن يسهل عليك تنظيم مهامك بشكل أفضل حتى تتمكني من تلبية معايير المشروع والبقاء على المسار الصحيح.
10 أسئلة يجب طرحها قبل بدء المشروع أو العمل الجديد المكلفة به
-
ما هي الأهداف والغايات الأساسية لهذا المشروع المحدد؟
من المهم أن تعرف ما هي الأهداف والغايات الأساسية لأنها تخبرك بما تسعى جاهداً لإكماله، وتساعدك هذه المعلومات على تحديد وتنفيذ الخطوات والإجراءات اللازمة للوصول إلى تلك الأهداف، وقد تسألي أيضًا عن كل هدف على المستوى الفردي.
-
من هم المؤثرون أو أصحاب المصلحة الرئيسيون؟
المؤثرون الرئيسيون وأصحاب المصلحة هم الأشخاص الذين استثمروا في نجاح المشروع، ولذلك، يكون لهم في بعض الأحيان رأي في ماهية الأهداف وكيف يمكن للفريق تحقيقها، حيث إن السؤال عن هوية هذه الكيانات يمكن أن يساعدك على الاستعداد بشكل أفضل لأية تغييرات أو تعليقات قد تقدمها.
-
ما هي الجداول الزمنية والتواريخ والمعالم الرئيسية؟
أحد أهم التفاصيل حول المشروع الجديد أو المهمة الجديدة هو الجدول الزمني، وعندما تعرفين الجدول الزمني الذي تعمل فيه، يمكنك تنظيم سير عملك بشكل أفضل لتلبية كل معيار ومعلم، ومن خلال تنظيم وتخطيط مهامك، من المرجح أن تحقق أهدافك الشخصية بحلول الموعد النهائي المحدد.
-
ما هي أهم العقبات أو القيود، وماذا يحدث إذا لم ينجح المشروع؟
من المهم معرفة العقبات والقيود التي يواجهها المشروع الجديد في العمل لأنها تتيح لكِ إعداد ضمانات أفضل لمواجهة تلك المشكلات بسرعة، وإذا كانت هناك عقبة تتداخل بشكل خطير مع المشروع، فقد ترغبين في معرفة تداعيات تلك الظروف، ويساعدك هذا على فهم حجم المشروع وما يمثله بالنسبة للشركة.
-
ما هي أفضل الأصول للاستفادة منها في هذا المشروع؟
تصف الأصول أي مورد مادي أو غير ملموس يمكنك استخدامه للمساعدة في تحسين عملك وإكماله مع تحقيق النتائج المرغوبة، وقد تتضمن الأصول أداة مفيدة أو تمويلًا إضافيًا للمشروع أو زميلًا من ذوي المهارات العالية، حيث إن معرفة هذه الأصول المهمة يمكن أن يؤهّلك لاستخدامها عند الضرورة.
-
ما هي المجالات التي يجب على الفريق التركيز عليها أكثر في هذا المشروع بالذات؟
وهذا سؤال مهم يجب طرحه لأنه يساعدك على تحديد أولويات عملك حول الهدف النهائي للمشروع، على سبيل المثال، إذا كان هدف المشروع هو زيادة الإيرادات، فيمكنك إعطاء الأولوية لجهودك نحو إكمال المهام التي تساعدك على تحقيق ذلك، وقد تختلف نقطة التركيز الخاصة بكل شخص عن تلك الخاصة بك اعتمادًا على مهاراته ودوره.
-
ما هي التحديات التي واجهها المشروع الأخير وما الذي يمكننا تنفيذه من تلك التجربة في هذه المبادرة الجديدة؟
وإذا أكمل الفريق أو أحد أعضاء الفريق مشروعًا مشابهًا من قبل، فإن معرفة تلك التجربة يمكن أن تساعد في إعلام الفريق بهذه المبادرة الحالية، وقد تسألي عن الأخطاء أو العثرات التي غاب عنها الفريق السابق في المرة السابقة. وهذا يسهل عليك تجنب ارتكاب نفس الأخطاء.
-
ما هي أهم القرارات التي يجب على الفريق اتخاذها لهذا المشروع؟
يعد اتخاذ القرار عنصرًا حاسمًا في أي مشروع لأن الاختيارات التي يتخذها الفريق يمكن أن تحدد نتيجة العملية بأكملها، ولذلك، قد ترغبين في معرفة القرارات التي يتعين على الفريق اتخاذها في المراحل المختلفة للمشروع، وعلى سبيل المثال، قد يتعين عليك أن تقرر كيفية تخصيص التمويل، على الرغم من أن هذه المسؤولية تقع في المقام الأول على عاتق المدير.
-
ما مدى الاستقلالية التي يتمتع بها الفريق في إكمال عمله؟
ويحدد هذا السؤال التوقعات حول كيفية قدرتك على إكمال عملك الفردي، ويفضل بعض المديرين منح موظفيهم الاستقلالية في مهامهم، بينما قد يتخذ آخرون نهجًا أكثر تفصيلاً في الإدارة، ويمكن لأسلوب إدارة المشروع أن يخبرك بكيفية تقييم أو نقد مخرجاتك.
-
ما حجم المخاطر المتاحة لنجاح هذا المشروع؟
تصف المخاطر مستوى الخسارة التي قد يتحملها المشروع من أجل الوصول إلى مرحلة الاكتمال، وقد يحد المدير ذو المخاطر المنخفضة من مقدار المخاطر التي يمكن أن يتحملها أعضاء فريقه.
وقد يسمح المدير ذو المخاطر العالية لموظفيه بتحمل المزيد من المخاطر لإكمال عملهم، ومن المهم معرفة هذه المعلومات حتى تتمكني من تحديد توقعاتك وفقًا لذلك.
