11 نصيحة.. هكذا تتغلبين على صعوبة الوفاء بالمواعيد النهائية
كيف تتغلبي على صعوبة الوفاء بالمواعيد النهائية؟ من أبرز الأسئلة التي تدور في أذهاننا جميعًا عندما يكون لدينا هدف معين ينبغي الوصول إليه في موعد مُحدد لا يجوز تخطيه، سواء كان ذلك في العمل أو الدراسة أو غيرهما، حيث يعد الالتزام بالمواعيد النهائية أمرًا مهمًا لنجاح المشروع والحفاظ على رضا العملاء، وسيكون الالتزام بالمواعيد النهائية تأثير كبير على جميع أصحاب المصلحة، مما يؤدي إلى تطور العمل الذي تنجزيه في نهاية المطاف.
ولذلك، من الضروري اعتماد استراتيجيات فعالة للوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار، وفي هذه المقالة، سنجيب على سؤال كيف تتغلبي على صعوبة الوفاء بالمواعيد النهائية؟
ما هي المواعيد النهائية؟
المواعيد النهائية هي تواريخ محددة من المتوقع أن تكتمل فيها المهمة أو المشروع أو الهدف، وتعتبر المواعيد النهائية بمثابة معالم أو أهداف مهمة في المشروع، حيث توفر جدولًا زمنيًا واضحًا لإكمال العمل.
وفي مكان العمل، المشاريع والمهام المختلفة لها مواعيد نهائية مختلفة، وتعتمد المدة الزمنية على أهمية المهمة وأولويتها، وكمديرة، تحتاجين إلى تقييم الظروف وتعيين المهام لأعضاء فريقك حسب قدراتهم، حيث إن إنجاز المشروع في الوقت المحدد يعتمد عليكي، وعليكي أن تتحملي المسؤولية عن أي أوجه قصور.
كيف تتغلبي على صعوبة الوفاء بالمواعيد النهائية؟.. طُرق فعالة
وفيما يلي أهم استراتيجيات للوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة في العمل دون جعل يومك مزدحمًا:
-
التخطيط للمستقبل
قوة التخطيط والالتزام بالمواعيد النهائية ينبع من الحرص على التخطيط للمستقبل، حيث تحتاجين إلى تحديد أهداف وغايات واضحة للمشروع، وتقسيمه إلى مهام أصغر، وتحديد مواعيد نهائية لكل مهمة، وبهذه الطريقة ستتمكنين من ضمان بقاء فريقك على المسار الصحيح لإنجاز المشروع في الوقت المناسب.
-
تحديد أولويات المهام
وقبل العمل على أي مشروع، حددي المهام الحاسمة التي يجب إكمالها أولاً، وسيوفر لكِ هذا إطارًا أو مخططًا تفصيليًا للمهام ويساعدك على فهم كيفية تحديد أولويات العمل والوفاء بالمواعيد النهائية.
كما تعد الشفافية في الفريق بمثابة العمود الفقري لتحديد أولويات المهام، وسيكونون على دراية بتقدم المهمة، بينما ستكون الفرق قادرة على تحديد الاختناقات مبكرًا وتصحيحها قبل أن تسبب مشكلات كبيرة.
-
التواصل بشكل فعال
ومن وقت لآخر يكون التواصل ضروريًا لضمان التقدم المطرد، فأنتِ بحاجة إلى إبقاء فريقك على علم بتقدم المشروع، ومناقشة أي عوائق محتملة، والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. سيكون التواصل المنتظم مفيدًا عندما يكون لديكِ موعد نهائي ضيق للقاء في العمل.
-
تفويض المهام بالتساوي
وقبل تعيين المهام لأعضاء فريقك، حددي ما إذا كانت لديهم المهارات والخبرة اللازمة لإنجاز المهام في الوقت المناسب، وتأكدي أيضًا من أنهم يفهمون مسؤولياتهم والمواعيد النهائية، وهذه خطوة مهمة جدًا عندما يعمل فريقك على مشاريع متعددة، ولذلك يجب تفويض المهام بالتساوي للوفاء بالمواعيد النهائية.
-
مراقبة التقدم في خطة العمل
كما يجب مراقبة التقدم في خطة العمل، وتتبعي تقدم الفريق من خلال أدوات إدارة المشروع، وتساعدك هذه الأدوات على تحديد أي مشكلات محتملة في وقت مبكر حتى تتمكن من اتخاذ الإجراء التصحيحي.
-
كوني مرنة
وعند التخطيط أو جدولة المهام بالتأكيد يجب الوضع في الحسبان الأحداث غير المتوقعة، وبعض الأشياء خارجة عن إرادتك، لذلك كوني مستعدة دائمًا لتعديل خططك وجداولك الزمنية حسب الحاجة، بناءً على الظروف المتغيرة أو العقبات غير المتوقعة.
-
إدارة التوقعات
التوقعات يمكن أن تصبح ساحقة في بعض الأحيان، والتفكير العملي ضروري، لذلك كوني واقعية بشأن ما يمكن تحقيقه خلال إطار زمني محدد، وقومي بإبلاغ أي تغييرات أو تأخيرات إلى أصحاب المصلحة في أقرب وقت ممكن.
-
استخدمي التكنولوجيا
كما ذكرنا سابقًا، استفيدي من أدوات وبرامج إدارة المشاريع لتبسيط سير العمل وأتمتة المهام وتحسين الاتصال، وتحتوي الأدوات المختلفة على وظائف مختلفة يمكن أن تناسب الاحتياجات الفردية لفريقك.
-
تشجيع التعاون
ويجب تعزيز ثقافة التعاون داخل الفريق، وتشجيع التواصل المفتوح، وتعزيز العمل الجماعي لتحقيق الوفاء بالمواعيد النهائية، وسيساعد ذلك في بناء مكان عمل إيجابي يساعد فريقك على إكمال المهام والالتزام بالمواعيد النهائية.
-
تجنبي تعدد المهام
وتعدد المهام يمكن أن يؤدي إلى أخطاء ويقلل الإنتاجية، لذلك شجعي فريقك على التركيز على مهمة واحدة في كل مرة لتحسين الكفاءة والوفاء بالمواعيد النهائية.
ويعرف الأشخاص الناجحون أنهم بحاجة إلى إنجاز العديد من الأشياء وإنجازها بفعالية، ولذلك، فإنهم يركزون وقتهم وطاقتهم على القيام بشيء واحد في كل مرة، وعلى القيام بالأشياء الأولى أولاً.
ولذلك؛ لا بد أن تحدث الأخطاء عندما تحاول التركيز على مشاريع متعددة في نفس الوقت، وسيؤدي هذا أيضًا إلى تقليل العبء على فريقك ومساعدتهم على إكمال المهام دون ارتكاب الأخطاء.
-
كافئي الفريق
أحد الجوانب المهمة التي يفتقدها معظم المديرين هو مكافأة فريقهم، فقط قومي بتقدير ومكافأة فريقك على الوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة في العمل، وسيؤدي ذلك إلى تعزيز معنويات الموظفين وتشجيع فريقك على الاستمرار في الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل فعال.
وأخيرًا، عليك أن تفهمي كيف يعمل موظفوك على مهامهم، وسيوفر لكِ ذلك إجابات عن سبب تفويت المواعيد النهائية، وتحتاجين أيضًا إلى توعية فريقك بإيجابيات وسلبيات عدم الوفاء بالمواعيد النهائية، وإذا فاتتهم الموعد النهائي، فإنهم بحاجة إلى معرفة التأثير الحقيقي لذلك.
