دليلك جاهز للتحقّق من موقع الزفاف.... "هي" توفر قائمة شاملة بالأسئلة قبل اختيار المكان المناسب
عند البحث عن مكان حفل الزفاف، لا بدّ من الأخذ بعين الاعتبار الموقع، وجماليته، وخصائصه، وسهولة الوصول إليه. لكن، كي تجعلي موقع زفافكِ مثالياً، هناك العديد من التفاصيل المهمة التي ستحتاجين إلى مراجعتها قبل التوقيع على الإتفاقية النهائية، بما في ذلك تفاصيل تتعلّق بالخدمات اللوجستية المتوفرّة، وقرب المكان من أماكنإقامة ضيوفك، بالإضافة إلى التعرّف على قوائم الموردين، واكتشاف جدول الدفع إذا ما قررتِ المضي قدمًا في الحجز، وغيرها من الأمور.
حتى لا تنسي أيّ تفصيل، وكي يكون الإجتماع بالمسؤول عن موقع حفل زفاقكِ مثمراً، قمنا بتجميع الأسئلة الرئيسية التي يجب أن تطرحيها حول موقع الزفاف قبل اتخاذ القرار النهائي. ننصحكِ من التحقق من جميع مربعات التخطيط الخاصة بك من خلال إحضار هذه القائمة الشاملة المكوّنة من مجموعة أسئلة أساسية، والتي هي بمثابة check list تصطحبينها معكِ في زياراتك للموقع.
أسئلة عن امكانية توفر المكان والتكلفة المادية
- هل التاريخ الذي اخترته متاحاً؟ إذا لم يكن كذلك، فهل هناك أيّة تواريخ قريبة متاحة؟ هل لديكم قائمة انتظار للتواريخ؟
- إلى أي مدى يمكنني حجز موعدي مقدمًا؟
- ما هي الأسعار لأيام مختلفة من الأسبوع وأوقات مختلفة (الجمعة والسبت والأحد؛ الصباح، بعد الظهر، المساء) ماذا عن المواسم المختلفة؟
- كم عدد الساعات المشمولة في إيجار المكان؟ متى يمكن أن يبدأ حفل زفافنا ومتى يمكن أن ينتهي؟
نصيحة على الهامش: قد ترغبين في أن يكون حفل زفافكِ هو الحدث الوحيد في الموقع، حيث أن إقامة احتفالات أخرى قد تؤدي إلى قلّة الاهتمام أو التأثير سلباً لناحية الأصوات أو الفوضى المرافقة، وتقييد الوصول إلى المكان، وإرباك ضيوفك. في حال تزامن يوم زفافكِ مع حفلات أخرى، من المستحسن التأكد من كيفية ترتيب وتنظيم وصول الضيوف وتجنب أيّ إزعاج متوقع.
أسئلة تتعلّق بكيفية تسديد التكلفة
- ما هي قيمة الدفعة الأولى؟
- متى يجب تسديد الدفعة الأولى؟
- ما الذي يشمله المبلغ الإجمالي؟ هل يشمل رسوم الخدمة والإكرامية ورسوم التنظيف، أم تلك بنود إضافية؟
- ما هي سياسة الإلغاء؟
- ما هو آخر موعد ممكن لإجراء تغييرات على حجزنا؟
- هل تطلبون تأميناً على حفل الزفاف؟
أسئلة حول الموردين
- هل لديكم قائمة بالموردين المعتمدين أو الموصى بهم الذين يمكننا الاستعانة بهم؟
- هل يتعّين علينا الاستعانة بالموردين المعتمدين لديكم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فهل هناك قيود أو إرشادات يجب أن نلتزم بها عند إحضار موردين آخرين؟
- هل توفرون منظماً خاصاً لحفل الزفاف كجزء من رسوم المكان؟
نصيحة على الهامش: إذا كان موقع الزفاف لا يوفّر موردين، فاطلبي منهم أن يرشدوكِ إلى موردين يعرفونهم ويثقون بهم. فالمورد الذي يعرف موقع الحفل جيدًا سيدرك جيداَ كل زاوياه، مما سيجعل عملية التخطيط أسهل كثيرًا.
أسئلة حول الخدمات اللوجستية
- هل الموقع متاح للأشخاص ذوي الإعاقة؟
- هل هناك قيود معيّنة على الضوضاء؟
- هل هناك من قواعد معينة يجب أن نضعها في الاعتبار، مثل قيود على أنواع الديكور، أو غيرها؟
- متى يمكننا الوصول في يوم الزفاف للاستعداد؟
- متى يمكن للموردين المباشرة بعملهم في يوم الزفاف؟
- هل من الممكن أن تتم عمليات التسليم في اليوم السابق لحفل الزفاف، أم يجب أن يصل كل شيء في نفس يوم الاحتفال؟
- كم عدد دورات المياه الموجودة؟ هل سنحتاج إلى استئجار دورات مياه محمولة إضافية بناءً على حجم قائمة الضيوف المتوقعة؟
- هل يتوفر موقف سيارات في الموقع؟ ما مقدار المساحة المتوفرة؟ هل سيتم فرض رسوم على الضيوف مقابل وقوف السيارات؟
- هل توجد مساحة احتياطية يمكننا استخدامها في حالة تغيّر الطقس؟
نصيحة على الهامش: في بعض الأحيان، يكون استخدام مواقف السيارات مشمولاً ضمن رسوم إيجار الموقع، وفي بعض الأحيان لا يكون مشمولاً. إذا كانت هناك رسوم ولم تكن مشمولة في رسوم الإيجار، فاسألي عن المبلغ المتوجب مقابل مواقف سيارات ضيوفك في المساء؛ وننصحكِ بهذه الحالة تسديد رسوم المواقف عن ضيوفك، كعربون شكر لحضورهم.
أسئلة حول تفاصيل الحدث
- ما هي السعة القصوى للمكان؟ هل نحن ملزمون بضمان عدد معين من الضيوف؟
- هل تتوفر معدات صوت ومكبرات صوت، أم سنحتاج إلى استئجارها أو توفيرها؟
- هل سيشارك موظفوك في إعداد وتفكيك الديكور؟
- هل تشمل جميع الإيجارات الضرورية لحفل الزفاف (بما في ذلك الكراسي والطاولات وأدوات العشاء) أم أننا ملزمون بإحضار هذه العناصر بأنفسنا؟
نصيحة على الهامش: عادةً ما يتوفر لدى موقع الزفاف مثل الفندق، موظفون متاحون للمساعدة في ترتيب وتجهيز الطاولات، ثم المساعدة في تعبئة أي أكواب وأواني مائدة وأطباق مستأجرة في نهاية الليلة. تأكدي من عمل موظفي المكان بالتفاصيل حتى تتمكني من نقل هذه المعلومات إلى الموردين الآخرين.
أسئلة حول الأطعمة والمشروبات
-هل لديكم شركة تموين؟ إذا كان الأمر كذلك، فهل الطعام والمشروبات مشمولة في رسوم استئجار المكان؟
- إذا لم تتوفر أيّة شركة تموين، فهل يتعيّن علينا الاختيار من قائمة الخيارات المعتمدة، أم يمكننا استئجار شركة تقديم طعام خاصة بنا؟
- هل لديكم حد أدنى للطعام والمشروبات؟
- هل يتعيّن علينا شراء المشروباتمن مكان الحفل، أم يمكننا الحصول عليها من مكان آخر؟
- إذا كان بإمكاننا إحضار المشروبات الخاصة بنا، فهل هناك رسوم على الخدمة؟
- إذا لم تقدموا خدمات تقديم الطعام، فهل لديكم المرافق والأساسيات اللازمة لفريق خارجي لإعداد الوجبات في الموقع؟
نصيحة على الهامش: إذا كان موقع الزفاف يسمح لك بشراء المشروبات، فقد يفرضون رسومًا لتقديمه في مكان الإقامة - والتي لا تزال في كثير من الأحيان أقل بكثير من سعر الطلب مباشرة من خلال المكان.
أسئلة حول طاقم الإنتاج
- من سيكون الشخص المسؤول عن التخطيط لحفل زفافنا؟ من سيكون الشخص المسؤول عن يوم زفافنا، وهل هذا الشخص منسق في الموقع؟ هل يمكننا مقابلته اليوم؟
- كم عدد الموظفين الذين سيتواجدون في الموقع أثناء حفل زفافنا؟
