كيف تكونين منظمة حفلات أعراس ناجحة؟

إعداد: نبال الجندي ما أجمل أن تكوني مدعوة إلى حفل زفاف وبالأخص إذا كان العروسان أو أحدهما من الأشخاص الأعزاء إلى قلبك. ولكن هل تتخيلين أن يقع عليك الخيار كالشخص المناسب المتسم بالذوق الرفيع لتنظيم حفلة العرس من الألف إلى الياء؟ هل لديك متسع من الوقت لتنفيذ المهمَة أو هل أنت بالجرأة الكافية  كي تقترحي على شقيقتك، صديقة عمرك أو حتى ابنتك أن تكون هدية زواجها هي تنظيمك وإشرافك على حفل زفافها؟ بالتأكيد، وحتى لو قبلت الامر وتحمَست له، قد يبدو الأمر كالكابوس المزعج أو عبئاً كبيرا يجعل النوم يطير من عينيك، لكنك لست معتادة على التراجع ولا تتحملين ان تخيبي ظن العروس أو العريس فيك، أليس كذلك؟ في الحقيقة الأمر ليس بالعظمة التي تتخيلينها، هذا إذا اتبعت الخطة التي يقدمها لك موقع مجلة "هي" التي تقف دائماً بجانبك لإسداء النصح وتعزيز ثقتك بنفسك. تتألف خطتنا الذكيَة من 5 خطوات أساسية: الخطوة الاولى: اعقدي اجتماع عمل مع العروسين لتكتشفي ما هي رغباتهما والفكرة العامة أو الـ theme التي يودّان تنفيذها. أكتبي لائحة بأسماء الأشخاص الذين تم التعاقد معهم وأرقام هواتفهم (كالفندق الذي سيقام به العرس، متجر الورود، المصوّر، الفرقة الموسيقية...) واتصلي بهم للتنسيق قبل وقت لا بأس به من الحفل. زوري مكان إقامة العرس (الفندق، المطعم، صالة الأعراس،...) وتشاوري معهم بأمر تمرينات ما قبل العرس rehearsals، اختيار لائحة الطعام عبر تذوق عيّنات من الطعام food tasting الذي يقدمه الفندق أو شركة تجهيز البوفيه... ودائماً بالتنسيق مع العروسين. إعرفي عدد المدعوين واحصلي على لائحة بأسمائهم، نسقي مع العروسين كيف يحبّان ترتيب الطاولات ومن سيكون على كل طاولة. الخطوة الثانية: اقيمي برنامجاً أولياً للحفل: عامل الوقت مهم جداً لذا ينبغي أن تقيمي برنامجاً يحمل تواقيت واجباتك. إبدأي البرنامج بتحديد موعد التمرينات rehearsals قبل يومين من موعد الحفل واطلبي من العروسين ان يكونا حاضرين في الموعد المحدد. حددي وقت كل خطوة في حفل العرس كالموعد التقريبي لوصول المدعوين، وصولاً إلى تقديم مشروبات الترحيب، موعد الزفة ودخول العروسين، بدء الفرقة الموسيقية بالعزف، تقديم أطباق العشاء للمدعوين، قطع قالب الحلوى، وغيرها. كما يجب الاجتماع مع المصوّر ومنسّق الزهور للاتفاق مع الأول على تفاصيل الصور والقرص المدمّج للحفل ولمشاهدة عينات من باقات التزيين مع الثاني، ودائماً بوجود العروسين أو احدهما لأخذ الموافقة. فلا أحد يريد ان يكون سبباً لأن تكون صور الزفاف أو باقات الورد بعيدة كل البعد عن ذوق وتوقعات العروسين. الخطوة الثالثة: كوني فعالة وإيجابية في جلسة الـ rehearsals: إن تمرينات ما قبل العرس هي عبارة عن مراجعة لكل ما قمت به من اتفاقيات ومجهودات. فاحرصي ان يكون جميع العناصر المطلوبة وبالأخص المشرف على فريق عمل صالة العرس او الفندق ليكون كل شيء جلياً مع ضرورة أن يكون مع المسؤول نسخة مطبوعة عن برنامج الحفل كي لا يحصل لغط في التنظيم أو اي سوء فهم. هذا بالتأكيد بوجود العروسين وبعض أفراد العائلة والأصدقاء المقرّبين إذا كانوا جزءاً من برنامج الزفاف، كأن يمشوا في الزفّة أو يقدم احدهم خطاباً تكريمياً للعروسين، أو رقصة جماعية تحية للعروسين... الخطوة الرابعة: حل المشاكل والإجابة عن الأسئلة: من المهم أن يتم خلال جلسة التمرينات تلك الاجابة عن كافة التساؤلات لحل أي مشاكل عالقة، والتفكير بحلول بديلة في حال استجدّ أي أمر طارئ أو نقص لم يكن في الحسبان. وتذكَري ان أكبر مشكلة يمكن حلّها في غضون 48 ساعة، وقبل موعد حفل الزفاف. هذا الأمر سيجعلك تتمتعين بالعرس مع أنك منظمة الحفل ويرتاح ضميرك لأنك قدّمت ما بوسعك لإتمام جميع تفاصيل العرس بنجاح. الخطوة الخامسة: اجمعي معلومات كافية عن جميع المشاركين في الحفل: لا تنسي ان تكوّني لائحة بأسماء المشاركين في الحفل ودور كل واحد منهم ورقم هاتفهم للاتصال بهم في حال التأخير أو لتذكيرهم بالوقت. ولا تنسي أن حضور المدعوين بكامل عددهم (عدا الذين لديهم ظروف قاهرة تمنعهم من الحضور) أمر هام لأن وجودهم هو الأساس لأي حفل زفاف ناجح. فالطاولات الفارغة في العرس ليست بالمنظر الجميل أبداً، وليس هناك احلى من العرس الذي يحضره جميع من نحب. والآن، وبعد أن زودناك عزيزتي بمفاتيح النجاح في مهنة "منظّم الاعراس"، هل لا زلت تعتقدينه بالأمر الصعب؟ وهل سنراك منظّمة أعراس في المستقبل القريب بعد أن تنجحي فيها وتنالي الثناء والمديح من العروسين والمدعوين؟