ابدأي يومكِ بحماس واختميه بإنجازات مهمة...إليكِ طرق فعالة لتنظيم وقتكِ وتحقيق أهدافكِ بلا مُنافس

تنظيم المهام وإدارة الوقت وجهان لعملة واحدة؛ فمن دون تنظيم الوقت لن نستطيع إنجاز المهام بشكل فعّال. إذ يعتبر تنظيم الوقت أحد المهارات الحياتية التي تتطلب جهد لإتقان ممارستها؛ كونها ترتبط بأمور كثيرة في حياتنا اليومية مثل: "ترتيب الأولويات، والمشاركة في النشاطات، ومواعيد تسليم المهام، غيرها". فجميع هذه الأمثلة تعتبر جزءًا صغيرًا لما نمر به يوميًا. عمومًا  القدرة على تنظيم وقتك وحياتك لها علاقة أيضًا بصحتك النفسية، فإنجازك للمهام المتراكمة يزيد من ثقتك بنفسكِ ويؤثر على مزاجكِ.

من هذا المنطلق، سنُطلعكِ على كيفية تحديد أولوياتكِ وتنظيم وقتكِ لتحقيق أهدافكِ الكبيرة، بناءً على توصيات استشارية التنمية البشرة الدكتورة شيماء عبد الرحمن من القاهرة.

تنظيم الوقت يتطلب الإلتزام بهذه المعايير

وبحسب دكتورة شيماء، الأشخاص الأكثر إنجازًا يعلمون جيدًا ما يجب فعله كل يوم. إنهم يعتبرون الوقت الذي يقضونه في التخطيط ليومهم و وتحديد أولوياتهم هو استثمارًا في نجاحاتهم ويترتب عليه أمور جمة في المستقبل. لذا كوني منهم وإلتزمي بهذه المعايير لتنظيم وقتكِ وتحقيق أهدافكِ المنشودة، وذلك على النحو التالي:

• فرقّي بين العنصر الطارئ والعنصر المهم. كثيرًا ما نرى جدول أعمالنا مزدحم بالعديد من المهام، لذا قومي بالعمل على المهمة العاجلة حتى يتوفر لكِ وقت للعمل على المهام الضرورية المتبقية.
• اختاري الأوقات التي تكون فاعليتكِ فيها مرتفعة؛ أي الوقت المناسب الذي ترين نفسكِ به أكثر نشاطًا وحيوية. فهذا سيؤثر على جودة وسرعة إنهائك للمهام.  لذا ابدأي بالمهام الصعبة أولًا ثم انتقلي إلى المهام الأكثر سهولة، فالمهام الصعبة ستأخذ منك أغلب وقتكِ وجهدكِ.
• تحلي بالمرونة وتجنبي جدولة المهام التي تجعل من يومك مكتظًا، وكوني على علم بأنه ستواجهكِ معوقات عديدة في يومك. لذا حافظي على طاقتك وتجاوزي المعوقات واستمري بالعمل على المهام حتى تكمل جميعها، ولا تنسي ترك أكثر من 40% من وقت يومكِ خاليًا تحسبًا لظروف ما قد تواجهك. فربما مهمة ما تأخذ أكثر من الوقت المخطط لها.
• لا تعطي وقت أقل لمهمة تحتاج أكثر من الوقت المتاح؛ لذا ضعي الوقت المناسب لكل مهمة وزيادة هذا الوقت بنسبة من 20 إلى 30 % سيضعك في النقطة الآمنة ويخف عنكِ التوتر الناجم عن عدم إكمال المهمة في الوقت المناسب.

تنظيم الوقت مرتبط بهذه المعادلة

وأضافت دكتورة شيماء، قبل التخطيط لوقتكِ عليك العلم بأنه هناك نوعين من الوقت: وقت غير قابل للتنظيم، وهو الوقت الذي نقضيه في النوم أو مع العائلة أو في الإجتماعيات وهو مهم للحفاظ على حياة متزنة. أما النوع الثاني وهو الوقت القابل للتنظيم، هو الوقت الذي نقضيه في العمل، والذي يُمكن أن ننظمه بحيث يكون ذا فاعلية. علمًا أن تنظيم الوقت وترتيب الأولويات مرتبطان بزيادة الإنتاج وتحقيق الأهداف المرجوة فانتبهي لذلك.

لذا يجب عليك قبل الشروع في وضع الخطة التي تريدين تحقيقها، تحديد الأهداف المرجوة وتحديد الكيفية التي  ستقومين من خلالها بتحقيق الأهداف، وكذلك أيضًا الموارد التي ستستخدمينها لتحقيق تلك الأهداف. هناك معادلة سهلة مرتبطة بتحديد الأهداف مكونة من ست كلمات تبدأ جميعها بحرف الميم "محددة، مجزية، مخصصة، معقولة، مرتبطة بالزمن، مراجعة"؛ هذه المعادلة يجب أن تطبق على جميع الأهداف الخاصة بكِ، حتى تصبح أهدافكِ قابلة للتحقيق.

تنظيم الوقت مرتبط بهذه العناصر لرفع إنتاجيتكِ

أشارت دكتورة شيماء، إلى أهم العناصر التي ستساهم في تنظيم وقتكِ وتحديد أولويتكِ لزيادة إنتاجية مهامكِ بصفة عامة، وذلك على النحو التالي:

إدارة التركيز

ابدأي يومكِ بقائمة مهام واضحة، وابتعدي عن المشتتّات مثل: "مواقع التواصل الاجتماعي، المقاطعات، والمكالمات الطويلة".

إدارة التعليم

نقص المعرفة يضعف الإنتاجية، لذا تعلمي بشكل دائم عن عملكِ وكيفية التخطيط له وكيف تنظم وقتك.

إدارة المهام

رتبي أولوياتكِ، وهنا يمكنكِ استخدام أسلوب باريتو الذي يعتمد مبدأ "20% من العمل ليعطي 80% من النتائج." الفكرة من هذا المبدأ هي أن تعلمي يقينًا أن 20% من نشاطاتك تجعلكِ تحصلي على 80% من النتائج، و لتوضيح الفكرة أكثر في عالم خدمة العملاء مثلًا 20% من العملاء يقدمون 80% من الأرباح شأنه شأن الكرة الأرضية فـ 20% من السكان يستهلكون 80% من الموارد. وبتطبيق مبدأ باريتو على حياتنا فا 20% من الأعمال التي نقوم بها تعطينا 80% من القيمة والنجاح. لذا ركزي على 20% من المهام الفعّالة التي تُعطيكِ 80% من نجاحاتكِ.

إدارة التواصل

يجب أن تتعلمي قول لا، فالتواصل الفعّال مع الآخرين يعني أن تدركي وتعرفي الوقت الملائم لخوض الاجتماعات، والرد على الهاتف، اللقاءات الشخصية، والاعتذار بطريقة لبقة. وكذلك تعلمي الحدّ من المشتتّات لتحقيق الإنتاجية.

إدارة البيئة

البيئة التي تعملين فيها لها تأثير كبير على إنتاجيتك؛ لذا حافظي على ترتيب بيئتكِ. مثلا: المكتب، اللابتوب أو المنزل، وفّري في بيئتك الأدوات التي تحتاجينها فقط، وتذكري لكل جهد منظم عائد مضاعف.

تنظيم الوقت يُحتّم عليكِ التغلب على عوائق تحقيق أهدافك

ووفقًا للدكتور شيماء، عندما نُحدثكِ عن التخطيط وترتيب الأولويات، يجب علينا الأخذ بعين الاعتبار العوائق التي ستقوم بصدّك عن أداء مهامكِ، حتى تتغلبين عليها وتصبحين أكثر فعّالية وإنتاجية؛ وذلك على النحو التالي:

اسألي نفسكِ

يجب عليكِ تحديد وقت الذروة أو النشاط في يومكِ واستخدامه بشكل فعال لدفع عجلة الإنتاجية.  علمًا أن هناك نوعين من الأشخاص: شخص صباحي، شخص مسائي. يجب أن تعلمي أي نوع هو أنتِ، فمثلًا هل تذهبين للنوم مبكرًا أم تُطيلين السهر؟ ما الخيارات التي تميلين إليها عند ترتيب يومكِ، في بداية اليوم أم نهايته؟  إجابتكِ على هذه الأسئلة تُحدد شخصيتكِ وتُساعدكِ للتصرف حيال ذلك. الفكرة من ذلك هي أن هناك أوقات باليوم نكون في ذروة نشاطنا وأوقات أخرى نشاطنا أقل، فالمفترض أن تستغلي ذلك، وتضعي المهام الضرورية في الأوقات المناسبة حتى لا تشعري بالخمول في نهاية اليوم.

مُضّيعات الوقت تُهزّم بإرادتكِ

عدم إكتمال عملكِ وتأجيله ليوم لاحق؛ سيولد لديكِ شعور سئ ، ويؤثر على حالتكٍ النفسية ويزيد قلقكِ،  وبالتالي سيؤثر على إنتاجيكِ. وهنا تنقسم مُضيعات الوقت إلى قسمين:القسم الأول المرتبط بالذاتية وهي الأمور التي تحدث بسبب تقصير من الشخص نفسه من خلال عاداته السيئة مثل: "عادة عدم الترتيب"وهي أن تضيّعي وقتك في البحث عن الأوراق وترتيبها. ولتجنب هذه العادة يجب أن تقومي بترتيب أوراقك بعد كل مرة تنتهي من المذاكرة أو العمل. "الكمالية" وهي أن تقضي وقت أكثر من اللازم حتى تخرجّي فعل كامل. دائمًا فكر في التكلفة والجهد مقابل النتيجة، يجب أحيانًا أن نقبل بالمتوسط حتى نحافظ على الوقت. "المماطلة والتأجيل" التأجيل هو أن تُرحلي شئ هام إلى وقت لاحق، أما المماطلة تعني عدم الالتزام بوقتكِ."عمل المهمة المطلوبة منك" في هذا الشأن عليكِ بمراقبة نفسكِ جيدًا وتحليل العوامل التي تساعدكِ على التأجيل والمماطلة والقضاء عليها. "المبالغة في العمل" ليس ضروريًا أن تتطوعي وتقومي بعمل أكثر من اللازم، تعلم أن تقول لا في الوقت المناسب. "قلة المهارة" أحيانًا قلة الكفائة في عمل ما تكون عائقًا، لذا تعلمي جيدًا وتدربي وحاولي أن تُحسني نفسكِ دائمًا في مهارات العمل المطلوبة. "الاجتماعيات الزائدة" لا تضيعي وقتكِ في الاجتماعيات أو وسائل التواصل الاجتماعي، فالشيء الذي يصبح زائدًا عن الحد يكون عائقًا للفرد.

أما القسم الثاني هي مُضّيعات ظرفية، وهي الأمور التي تحدث بسبب البيئة المتواجدة بها  وليس لها علاقة بكِ ولا يمكن أن يؤثر عليكِ مثل: "الزيارات المفاجئة" وهنا عدة اقتراحات يُمكن أن تساعدكِ مثل الاعتذار بلباقة لظروف العمل، أو يمكن أن تحددي وقتًا مخصصًا للزيارات. "المكالمات الهاتفية" اختصري مدة المكالمات قدر الإمكان، وإذا أمكن لا تردي على الهاتف حتى تنتهي من المهمة المطلوبة منكِ. "الأزمات والطوارئ" تعاملي مع الأزمات بطريقة هادئة ولا تنزعجي، فقط قومي بعمل اللازم وحلّي المشكلة وعودي إلى عملك مرة أخرى. "البريد الإلكتروني"خصصي وقتًا معينًا للرد على البريد، وتعاملي مع الرسائل التي تحتاج إلى تدخل فوري فقط اثناء وقتك عملكِ.

وأخيراً، احرصي على عدم إضاعة الوقت، وتأكدي من استثماره فيما هو مفيد لك ولمستقبلك؛ علمًا أنه يوجد العديد من التطبيقات والكتب التي قد تساعدكِ في التخطيط وترتيب الأولويات، وتنظيم الوقت. لذا اسعَّي دومًا للبحث والتعلم، وقومي بتجربة ما يناسبكِ من الأساليب السابقة لترتيب أولوياتك، وتأكدي أن إدارة وقتك هي مسؤوليتكِ أنتِ فقط، وأنتِ من سيُسأل عنها، و إلتزمي بالخطة التي وضعتيها لنفسكِ ولا تحيدّي عنها حتى تتمكني من عيش حياة خالية من القلق والتوتر. ومن الآن فصاعدًا ابدأي يومكِ بحماس واختميه بإنجازاتٍ مهمة.