لتجنّب مضيعة الوقت... إليك هذه النصائح لعقد اجتماع عمل ناجح

تعد اجتماعات العمل جزءاً ضرورياً من إدارة الأعمال الناجحة. ومع ذلك، يمكن أن تكون أيضاً مضيعة ضخمة للوقت والطاقة عند الجميع، إذا لم يتم التخطيط لها وتنفيذها بشكل صحيح. في هذه المقالة، سنقدّم لك أفضل 11 نصيحة لعقد اجتماع عمل ناجح. باتباع هذه النصائح، يمكنك التأكد من أن اجتماعاتك منتجة وفعالة وأكثر كفاءة.

1-التأكد من ضرورة الاجتماع

قبل حشد عدد كبير من الموظفين في توقيت معيّن وفي مكان معيّن، من الضروري أن يكون لهذا الاجتماع قيمة حقيقية حتى لو كان الاجتماع دورياً. ومن الضروري أيضاً التأكد أن هذه القيمة لا يمكن إيصالها للموظفين سوى بهذه الوسيلة وأن بقية الوسائل لا تؤدي الغرض نفسه. فإذا كان من الممكن تحقيق هدفك عبر البريد الإلكتروني أو المكالمة الجماعية أو عبر محادثة "سكايب" أو حتى إجراء نقاشات فردية سريعة؛ تجاوزي فكرة عقد الاجتماع.

2-الإعلان عن أهداف الاجتماع

واحد من أهم ملامح الاجتماعات الفعّالة هو الإعلان عن أجندة الاجتماع وأهدافه وغاياته والمواضيع التي ستُناقش قبل بدء الاجتماع نفسه، بحيث يكون لدى كافة العاملين والموظفين المستهدفين بحضور الاجتماع رؤية عامة عن غرض الاجتماع والمواضيع التي سيُشار إليها.

3-إرسال الدعوات مقدماً

إرسال الدعوات مسبقاً يمنح الحضور الوقت لمسح جداولهم الزمنية واتخاذ أي ترتيبات ضرورية. كما يسمح لك بالحصول على عدد دقيق للموظفين لأغراض التخطيط. تأكدي من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة في الدعوة مثل التاريخ والوقت والموقع وجدول الأعمال.

4-الالتزام والحضور في الوقت المحدد

من أهم الأشياء التي يجب عليك اتباعها عند عقد الاجتماعات، الحضور في الوقت المحدد، فأنت المسؤولة والاجتماع تحت إشرافك وتأخرك عن الموعد سينعكس سلباً على سير الاجتماع، كما سيؤثر على انضباط الحاضرين، لذلك احرصي أن تلتزمي بالحضور قبل الجميع، لتكون لديك السيطرة على الاجتماع.

5-تنظيم الاجتماع

عندما يأتي الأمر إلى تنظيم الاجتماع، من الضروري بشكل حاسم اتباع منهجية أساسية لإدارة النقاش بهدف أن يكون الاجتماع مثمراً بالفعل، ولا تختلط الأصوات والأفكار وتكثر المقاطعات للمتحدثين، فيبدو الأمر في النهاية أقرب إلى دردشة عامة وليس اجتماعاً مهنياً.  لذلك، من الضروري عدم المقاطعة أثناء حديث أي شخص في الاجتماع، مهما كانت الحاجة مُلحّة للمقاطعة، وأن يتم إغلاق جميع الوسائل التي تستدعي التشتيت مثل الهواتف النقالة أو أي مصادر إزعاج أخرى.

6-تحديد وقت الاجتماع

الاجتماعات التي تستمر ساعات تجعل الحضور يفقدون صبرهم وتركيزهم، وذلك لأن فترات الانتباه قصيرة والوقت ثمين. لذلك احرصي على إدارة الوقت وجعل الاجتماعات قصيرة وألا تتجاوز مدتها ساعة بحد أقصى، فمدة الاجتماع أمر مهم وتساعد على التركيز ونجاح الاجتماع.

7-تحديد الأولويات

لا ينبغي مناقشة أهم المواضيع في آخر الاجتماع، بل يجب مناقشتها منذ البداية لضمان تلبية الأهداف ذات الأولوية القصوى. وبهذه الطريقة إذا احتاج شخص ما إلى مغادرة الاجتماع مبكراً ستضمني تحقيق أهدافك الرئيسية.

8-الالتزام بجدول الأعمال

إن جدول الأعمال عبارة عن مخطط لضمان مواكبة الجميع الموضوع والحفاظ على حسن سير الاجتماع؛ لهذا السبب ينبغي الاحتفاظ بجدول أعمال في صفحة واحدة ولا يجب أن يتضمن أي شيء خلاف المواضيع الرئيسية. جدول الأعمال يجب أن يشمل عناصر العمل والمكان ووقت البدء والانتهاء والأشخاص المعنيين.

9-تعيين منسق للاجتماع

يجب أن تفكري فيما إذا كنت الشخص الأنسب لإدارة الاجتماع أو إذا كان بإمكان شخص آخر القيام به بشكل أفضل. من المحتمل أن يعتمد هذا على موضوع الاجتماع، فلا تترددي في تعيين أشخاص مؤهلين آخرين ليكونوا الوسيط إذا شعرت أن ذلك هو الأفضل للإنتاجية ولفعالية الاجتماع. بالطبع، يجب أن يكون الوسيط شخصاً يعرف كيفية إدارة الاجتماعات الفعالة، كما يجب أن يعمل المنسق كحارس للوقت ومراقب التدفق الصحيح للاجتماع، كذلك التأكد من أن جدول الأعمال على المسار الصحيح، من المحتمل أن يكون الاجتماع أكثر نجاحاً بهذه الطريقة.

10-مراجعة قرارات الاجتماع

خلال الدقائق الخمس إلى العشر الأخيرة من الاجتماع، راجعي أي قرارات أو إجراءات اتخذت خلال الاجتماع. تأكدي من تحقيق فهم واضح بين المشاركين والغرض من الاجتماع قبل مغادرة الجميع من الاجتماع، هذا يضمن أن كل شخص استوعب ما تم مناقشته في الاجتماع. كما أنه يوفر فرصة لأي شخص للتعبير عن شكوكه أو أسئلة نهائية للاستفسار عن شيء مبهم، أو مشاركة المعلومات ذات الصلة بالقرارات، التي تعد جميعها مفتاحاً للاجتماعات الفعالة.

11-إرسال مذكرة متابعة إلى كل مشارك

كل مشارك لديه مشاكله الخاصة خارج الاجتماع، هذا هو السبب في أن بعض الناس غالباً ما ينسون بعض الأشياء، حتى لو كانت مهمة. للتأكد من أن الأشخاص سيتذكرون ما تمت مناقشته في الاجتماع، أرسلي ملاحظة متابعة عبر البريد الإلكتروني أو اتركيها على مكاتبهم. يجب أن يكون قصيراً ولطيفاً، كذلك يغطي ما تمت مناقشته والاستنتاجات التي تم التوصل إليها.