النجاح سيُلاحقك دومًا في جميع أمور حياتك باستخدام المهارات التنظيمية...فما هي ؟

لا شك أن إصرارك على النجاح ورغبتك في تحقيق أحلامك أمرًا لن نختلف عليه؛ وبما أن كلايهما غاية وليس وسيلة، فأنتِ في حاجة إلى البحث دومًا عن الأساليب والأدوات، وأيضًا تعلم المهارات المختلفة التي من شأنها أن تُساهم في تحقيق رغباتك، وأحلامك، وأهدافك على أرض الواقع.

في البداية دعينا نتفق معًا أن الوصول إلى النجاح ليس بالأمر الهين، وبالتأكيد سيتطلب إكتساب العديد من المهارات المتنوعة، التي قد تختلف باختلاف الأهداف المنشودة.

ولكن حديثنا اليوم مرتبط بضرورة إكتسابك المهارات التنظيمية تحديدًا؛ فهي مهارات أساسية لتحقيق النجاح والتميز في جميع أمور حياتك، وخصوصًا مهامك الوظيفية.

فإذا كنتِ تجدين نفسك في الغالب غير قارة على تسليم مهامك الوظيفية، أو تتأخرين في مواعيدك واجتماعاتك، أو إذا كانت قوائم المهام التي تمتلكينها والخطط التي تضعينها غير ذات فائدة، وتحول بينك وبين تحقيق أهدافك، فأنت بلاشك في حاجة إلى صقل مهاراتك التنظيمية!

لذا دعينا نُطلعك عبر موقع " هي " على المهارات التنظيمية، و أهم النصائح للاستفادة منها في تعزيز إنتاجيتك، وأدائك المهني على وجه التحديد، وذلك من خلال خبير تطوير الذات الدكتور ياسر محمد من القاهرة.

المهارات التنظيمية مفتاح النجاح في جميع المجالات

وبحسب دكتور ياسر، تُجسد المهارات التنظيمية  كلّ المهارات المرتبطة بالترتيب، والتنظيم، وزيادة الإنتاجية، وترتيب الأولويات المستعجلة لإتمامها قبل المهام القابلة للتأجيل، أوتكليف آخرين للقيام بها؛ وبالتالي هي مفتاح النجاح وتحقيق الأهداف في جميع المجالات والمهام الوظيفية على وجه التحديد.

المهارات التنظيمية من أولوياتك لتحقيق التقدم والنجاح

وأضاف دكتور محمد، لا غنى عن المهارات التنظيمية، فهي ليس مهارات علينا قبولها أو رفضها؛ بل هي مهارات أساسية لنا جميعًا وليست للمرأة فقط، وعلينا اكتسابها وتعلمها والاعتماد عليها دومًا في جميع أمور حياتنا، وتشمل التالي:

مهارة التخطيط

من دون وجود خطة واضحة، يتحول الهدف إلى مجرد أمنية أو حلم؛ وهنا نقصدالتخطيط للأهداف القصيرة والطويلة الأجل معً، ومن ثم البدء بتحديد المصادر الضرورية، والفترة الزمنية التي يستغرقها  الهدف، ثم العمل على توفير هذه المصادر، وتخصيص الوقت المناسب، وضع خطط بديلة في حال حدوث أي خلل أو مشكلات.

علمًا أن التخطيط لا يقتصر فقط على مجالات الأعمال، فتحديد أيّ غرفة ستقومين بتنظيفها على سبيل المثال هو نوع من التخطيط، والاستعداد لإنجاز مهمّات يومية في اليوم التالي من زيارات، وأعمال منزلية وتسوّق هو أيضًا نوع من أنواع التخطيط.

مهارة إدارة الوقت

يعتبر سوء إدارة الوقت أحد أهمّ أسباب الفشل في جميع نواحي الحياة، فالشخص الذي لا يُحسن استغلال وقته بفعالية، لن يكون منظّمًا بما فيه الكفاية، وسنجده غارقًا في الفوضى على الدوام.

فإن كنتِ تعانين من ضيق الوقت، وعدم القدرة على الالتزام بإتمام المهام في الوقت المناسب، فما رأيك أن تستخدمي المُفكرات، والتقويم، لتقسيم المهام وتفريغها بدلًا من التخبط والعشوائية.

مهارة التنظيم المادي

لا يشمل التنظيم المادي مجرد مكتب مرتب وحسب، وإنما يتوسّع ليضم تنظيم وترتيب غُرف أو طوابق أو مبانٍ بأكملها، وتصميمها على نحو يحقق الراحة لمن يجلس فيها. فالبيئة التي تفتقر إلى التنظيم تؤدي في كثير من الأحيان إلى خلق إنزعاج جسدي، وتضييع الوقت وضياع الممتلكات بل وحتى الأشخاص.

لذا يُمكن الاستعانة بشخص ذو مهارات تنظيمية عالية لتصميم هذه الأماكن على نحو مناسب، ومن ثم تبقى على عاتق الأفراد الآخرين مسؤولية الحفاظ على النظام فيها.

مهارة إدارة المصادر

من المهم أن نحسن استخدام المصادر المتاحة لنا بشكل صحيح، وهذا الأمر يتطلّب تنظيمًا أيضًا، حيثُ يقصد بالتنظيم في هذا السياق، القدرة على تحديد المصادر الموجودة، أو التي تحتاج إليها لتنفيذ هدف أو مشروع ما، مع ضرورة استخدام هذه المصادر على الوجه الصحيح وفي الوقت المناسب. فالفشل في القيام بهذا الأمر يعني مصادر مهدورة، وهو أمر لن نرغب في أن يحدث لك سواءً على المستوى المهني أو الشخصي.

مهارة التفويض

كي نُحقق التنظيم والترتيب، علينا أن نمتلك مهارة التفويض أو التكليف؛ وبمعني آخر علينا أن نكون قادرين على تكليف الآخرين سواءً من زملائنا في العمل، أو أفراد عائلتنا، أو أصدقائنا ببعض المهام والأعمال لتحقيق إنتاجية أفضل في وقت أقل.

هذا لا يعني أن تطلب من الآخرين القيام بعمل ما هكذا ومن دون أي تفكير، فالأمر يتطّلب قدرة على معرفة الشخص الأمثل لإنجاز مهمة معينة على أفضل وجه. فوضع الشخص المناسب في المكان المناسب سيُجنبنا الكثير من التوتر والمشاكل في المستقبل.

المهارات التنظيمية لتطوير ذاتك باتباع هذه النصائح

أشار دكتور ياسر، إلى أن اكتساب المهارات التنظيمية يمر بعدّة مراحل؛ تبدأ بتنظيم الأفكار في داخل عقولنا، ثم تنظيم أماكن عملنا وعيشنا، وأخيرًا الحفاظ على الترتيب والتنظيم الذي وصلنا إليه.

وفيما يلي مجموعة من النصائح التي قد تُساعدك عزيزتي على الوصول إلى النجاح والتميز باستخدام المهارات التنظيمية، وذلك على النحو التالي:

نظمي أفكارك

فما عليكِ سوى وضع قائمة بمهامك اليومية، عن طريق كتابة كل المهام التي ترغبي في إتمامها خلال اليوم؛ وكذلك احرصي على شطب كل مهمة أنهيتها؛ فهذه الحركة البسيطة ستُشعرك بمزيد من الإنجاز، وتجنبك التوتر المرتبط بمحاولة تذكّر ما يتعيّن عليكِ فعله.

اكتبي قائمة مهام عامة

تختلف هذه القائمة عن سابقتها، في كونها غير مخصصة ليوم واحد فقط؛ إذ يُمكنك أن تكتبي كل ما ترغبي في إنجازه أو تحقيقه من أهداف وطموحات وأمنيات، ومن ثم الاستعانة بما كتبتيه في إعداد قائمتك اليومية. علمًا أن هذه الطريقة ستوفر عليكِ الكثير من الوقت في التفكير فيما يتوجّب عليك إنجازه كل يوم.

استعيني بمنظم سنوي

يُسهم المنظم السنوي بشكل كبير في ترتيب أفكارك معًا؛ لذا استخدميه لكتابة مخططاتك على المدى البعيد كالسفر أو المواعيد البعيدة أو المشاريع أو غيرها، واحرصي على تحديثه باستمرار.

تخلي عن الأفكار السلبية

نظّفي عقلك من الأفكار السلبية والمشاعر المرهقة كالتوتر والقلق؛ وهنا يُمكنك ممارسة تمارين التأمل بانتظام، وكذلك عوّدي نفسك على التفكير الإيجابي، فهو ما سيضمن لكِ اكتساب المهارات التنظيمية في جميع جوانب حياتك الأخري.