هكذا تنتقدين الموظفين بطريقة بناءة وهادفة!

تقييم أداء الموظفين من الأمور الضرورية في الشركات لتقييم أدائها وتطوير العمل فيها كما أنها أحد المعايير الهامة التي يؤخذ بها لضمان حسن اختيار الموظفين. ولكن قد يتردد بعض مدراء الشركات حيال مقابلة إجراء تقييم الأداء خصوصاً عندما يتعلّق الأمر بملاحظات الأداء السلبية فيتجنبون مواجهة ومناقشة الموظف في عيوبه ونقاط ضعفه، ولا يرتاحون بالإفصاح عن أنباء سيئة للموظف وجرح مشاعره، فيشعر رئيس العمل في هذه الحالة بالاحراج ولا يعلم كيفية التعامل مع الموقف بفعالية.

في التقرير التالي سنقدّم لك عزيزتي بعض النصائح والإرشادات المفيدة التي ننصحك باتباعها عند توجيه النقد أو الملاحظات لأحد الموظفين في شركتك الناشئة:

خطوات انتقاد الموظفين بطريقة بناءة:

1-حددّي موعداً مناسباً

تأكدي من حالة الموظف قبل تحديد الجلسة، فمن المهم أن يكون الموظف في حالة عقلية جيدة للاستماع لملاحظاتك، فمن غير المنطقي أن تُجري اجتماعًا مع موظف في حالة تشتت أو ضغط في العمل أو توتر، لذلك ينصح بإجراء دقائق من التأمل قبل البدء في جلسة مراجعة الأداء.

2-امنحي الموظف كامل الاهتمام أثناء الجلسة

تأكدي من منح الموظف الذي سيتلقى الملاحظات اهتمامك الكامل حتى يعرف أنك منخرطة في الحوار معه، واستخدمي لغة جسد مفتوحة عند تقديم الملاحظات، مثل وضع ذراعيك على الجانب بدلاً من عقدهما، وتأكدّي من الاتصال المباشر بالعين ليشعر الموظف بالراحة والأمان. وتذكّري أن تحافظي على أجهزتك الذكية على الوضع الصامت، حتى لا تقاطع اجتماعك.

3- ابتعدي عن النقد الشخصي

إبتعدي عن النقد الشخصي للموظف والتزمي بأن يكون النقد موضوعياً ويتعلق بمهمة العمل. لا تصيغي انتقاداتك مثلاً على الشكل التالي:"يجب عليك أن تفعل ذلك؟" "تأخرت في مهامك" بل بطريقة أخرى مثلاً: "الزبائن لا يحصلون على ما يريدون"، "ما الذي حدث وحال دون انتهائك والتأخر في مهامك"، ولا تتلظفي بكلمات جارحة بل حافظي على الأدب واللياقة في التعامل.

4-تجنّبي الانتقادات العشوائية

ركّزي على نقاط القوة التي يمتلكها الموظف وعلى مواهبه ومهاراته واعترفي بفضله في إنجاز مهمة ما، وشجعيّه على بذل المزيد من الجهود في مسؤولياته. شعور الموظف بالمساهمة في مكان العمل سيخفّف وطأة ردود الفعل والانتقادات السلبية التي ستوجهينها إليه لاحقاً، وهكذا لن يشعر بأن كل ما يفعله هو خطأ.

5-كوني واقعية في انتقادك

إستخدمي التقنيات البصرية والبيانات المفصلة بالأرقام لإثبات موقفك ولمساعدة الجميع على رؤية الصورة بشكلٍ واضح أكثر، خصوصاً أمام مسؤول كبير في الشركة أو مجموعة موظفين لم يفهموا سبب توجيه النقد أو لم يعترفوا بتقصيرهم وإهمالهم في إنجاز مهمة.

6-اجعلي النقاش ودياً

لا تتلفظي بكلمات جارحة تجاه الموظف أو تنظري إليه نظرة تحتية وتشعريه بأنه يفقتد للذكاء أو للمهارة بسبب أدائه. حاولي العثور على مصدر المشكلة واجري معه حديثاً خاصاً شخصياً دون التسبب بجرح مشاعره أمام زملائه، واشرحي أوجه القصور والأخطاء التي وقع فيها واعرضي قصص عن مشاكل مماثلة واجهتها واشرحي كيف تم حلّها.

7-تحدّثي في الوقت المناسب

إذا كان ذلك ممكنَا، يجب أن تكون المناقشة النقدية سريعة، و لكن ليس بعد وقوع الخطا مباشرة. على سبيل المثال: فإن قدم موظف عرض تقديمي سئ تسبّب في سخط العميل بالفعل، فيجب أن تنتظري لبضع ساعات أو يوم حتى يهدأ الموج. فلا يوجد أخطر من مناقشة عاطفية للغاية، الحجج الواقعية و المنطق لا يصمد طويلًا في هذا النوع من المناقشات، وبالطبع ستكون العاطفة مسيطرة على الموظف بعد الحدث مباشرة.

8-استخدمي أسلوب الحوار بدلاً من الخلاف

تذكرّي أن عملية تقديم الملاحظات وتلقيها لا تعني الخلاف بين الطرفين، ولا يوجد أي مشاكل لحلّها أو مفاوضات لإجرائها، أو مبارزة بين طرفين يوجد في نهايتها فائز وخاسر، بل عليك تقديم الملاحظات بنيّة صادقة وتخيّلي نفسك في مكان الشخص الآخر.

9-إبدأي بطرح الأسئلة

إن بدء المحادثة بطرح الأسئلة على الموظف سيجعله يشعر بأن الموضوع حواري بدلاً من انتقادي فقط، وذلك سيجعل العملية سهلة وخالية من التوتر. وقبل البدء في تقديم تقييمك حول الأشخاص الآخرين، اسأليهم ما رأيهم بأدائهم، وافسحي لهم المجال لتقييم أنفسهم أولاً ليشعروا بأنهم شركاء في عملية تقديم الملاحظات.

10-امنحي الموظف فرصة الرّد

يجب أن تمنحي المناقشة النقدية للموظف فرصة للردّ على النقط التي تم ذكرها في المناقشة. عند هذه المرحلة يمكن أيضاً أن تسألي الموظف هل لديه مشكلة محددة، أم أن لديه صعوبات في فهم مهام محددة، وإذا كان هناك مشكلة ما في مكان العمل أو مناخ العمل. يجب أن تعطيه بعض الخيارات لتمنحيه الأمان في التعبير عما يزعجه.

11-ابحثي معه عن حل

من المهم أن تكون المناقشة موجهه نحو الحلّ، ولهذا من الأفضل أن تسمحي للموظف بتقديم مقترحات حول كيفية تجنّب هذه المشاكل في المستقبل. يجب ألا تعطيه حلول جاهزة وأوامر، ولكن دعي له الفرصة أن يقدم حلوله أولًا ثم ضعي إضافاتك في النهاية إن لم يتطرق لها هو بنفسه. من المهم أن تكون الحلول واقعية وتقسم لأهداف صغيرة في جدول زمني وتابعي معه نجاحاته الصغيرة. وأعربي عن تقديرك للموظف وإظهار أنه يمكن أيضاً تنفيذ الحلول التي تمت مناقشتها. فذلك سيعطي الموظف الشعور بالإنجاز، وهذا يجعل موظفيك يعملون تحت دوافع مستمرة ومحفزة.

وفي النهاية لا تنسي أن عملية التقويم الصحيحة والسليمة تخدم مصالح المدير والمؤسسة والموظف، لذا لا تتردي في تقييم أداء الموظفين بأمانة وصدق والتفريق بين مستويات أداء الموظفين، فعدم التمييز بين الموظفين يؤدي إلى قتل أي دافع للعمل عند الموظفين الممتازين الحقيقيين، وامتلاء المؤسسة بالموظفين ضعيفي الأداء ما سيضعف أدائها شيئاً فشيئاً.