كيف تتصرفين عندما يستقيل أفضل موظف لديك؟

تتعدد الأسباب التي تدفع الموظف الى الاستقالة من عمله، منها السعي للحصول على راتب أعلى، البحث عن ظروف عمل أحسن، الطموح لعمل خاص... وأحياناً قد لا يكون الدافع أي من الأسباب السابقة. ولكي لا ندع الموظف خصوصاً المتميز والموهوب يرحل عن الشركة دون أسف أو ندم، سنتعرّف في المقال التالي على الأمور والتصرفات التي يجب على صاحبات الأعمال أن يقوموا بها عند مغادرة الموظف للعمل وكيفية تدارك الفراغ الذي سيحدث في مكانه.

1-حدّدي قوانين الاستقالة

من الطبيعي أن تترتب على الاستقالة جملة من النتائج المالية والحقوق التقاعدية للمستقيل. ليس هذا فحسب، بل إن استقالة الموظف يمكن أن تؤثر أيضاً على معنويات وإنتاجية أعضاء الفريق المتبقي. لذا من الواجب على صاحبة الشركة أن تحافظ على صحة عملها وتبحث عن الداوفع الحقيقية وراء رحيل الموظف، وتضع قوانين واضحة مسبقة ومتفق عليها لكل حالات الاستقالة أو أي مواقف أخرى يلجأ إليها الموظف لتجنب المشاكل القانونية الخلافية مع الموظفين لاحقاً.

2-قابليه شخصياً لاكتشاف اسباب الاستقالة

المقابلات الشخصية وجهاً لوجه مع الموظف الذي يريد أن يستقيل هي ضرورية وتوفرّ فرصة للوقوف عند رأيه وشعوره تجاه الشركة. لإجراء هذه المقابلة الأخيرة بنجاح، يجب ترتيب هذه المقابلة داخل مكتب هادئ وتخصيص وقتاً كافياً لها، والتخطيط بعناية لكيفية طرح أسئلة هامة تجعل الموظف يشعر بالراحة والامتنان من جهة، وتحصلي من جهة ثانية على الأجوبة التي تنتظرينها. أبرز ما يجب أن يطرح خلال هذه المقابلة:

لماذا اتخذ قرار الاستقالة؟

ما هو الاقتراح الذي يقدمه لتعويض مكانه في العمل؟

ما هي القضايا التي كانت أكثر تحدياً بالنسبة اليه في العمل؟

وجهة نظره لكيفية تحسين الرضا الوظيفي داخل العمل.

ما هي مميزات وإيجابيات الشركة؟

هل كان راضياً عن الأجر والفوائد التي تقدمها الشركة؟

هل كان ثمة سياسات معينة جعلت العمل أكثر صعوبة؟

هل ينصح أصدقائه بالعمل داخل الشركة؟ ولماذا؟

ما هي أكثر الأمور التي لم تعجبه في العمل؟

إذا كنت لا ترتاحين القيام شخصياً بهذه المقابلات أو لا تتوقعي بأن يكون الموظف صادقاً معك، يمكنك مثلاً توكيل المهمة الى شخص آخر يكون متخصصاً في مجال الموارد البشرية. لا يجب القلق من هذه الخطوة فالكثير من الشركات تتصرف بهذه الطريقة، خصوصاً إن كنت تتمتعين بعلاقات وثيقة مع الموظفين وبالتالي فإن الموظف الذي يقرر الاستقالة سيرتاح أكثر للتحدث مع شخص من خارج الشركة. وفي النهاية، من الضروري استخدام ردود أفعال وتعليقات الموظف السلبية والايجابية والتحقق منها جيداً، والعمل على إصلاح المشاكل والخلل التي أضاء عليها الموظف بشكلٍ جذري لتجنب فقدان أي موظف آخر في المستقبل.

3-عبرّي له عن أهمية دوره في الشركة

أول رد فعل يجب أن تتخذيه تجاه استقالة موظف ترغبين في الحفاظ عليه، أن تظهري له أهمية الدور الذي يلعبه في الشركة. يجب ان تظهري للموظف مدى اهتمامه ببقائه في الشركة، وبأن مغادرته للشركة خسارة كبيرة، ففي بعض الأحيان يمكن الوصول إلى حل يجعل الموظف يبقى في الشركة.

4-قدّمي عرضاً بديلاً

بذل الجهد للحفاظ على هذا الموظف البارع ليس بالأمر السيء أبداً، لكن هذا لا يعني أنه عليك أن تقدّمي له عرضاً بديلاً أفضل فقط للحفاظ عليه، لأن الأمر قد يتحول إلى أداة تفاوض على الراتب. عليك أن تختاري بدقة من الموظف الذي يجب أن تقدّمي له عرضاً بديلاً ومن الذي يجب أن تدعيه يغادر من دون نضال. لكن إن كانت كلفة مغادرة موظف هي أكبر من كلفة استبداله، فتقديم عرض بديل له قد يكون فرصتك الأخيرة لكسبه من جديد. إن كانت المسألة متعلقة بالمال، فاقترحي علاوة معقولة. وإن كانت متعلقة بالمركز، فخذي الأمر بعين الاعتبار. أما إن كانت المسألة متعلقة بالرغبة في تغيير الوظيفة فحسب، فتقبّلي الأمر.

5-اجعلي العملية سلسة

ما إن يتم اتخاذ القرار النهائي، احرصي على أن يعلم باقي الموظفين بما عليهم القيام به. مغادرة الموظفين الجيدين للشركة قد يسبب شعوراً بعدم الارتياح لدى باقي الموظفين، لذلك من المهم تقدير هذه المشاعر، والإجابة عن كل أسئلة الموظفين. خصّصي بعض الوقت كي يقوم الموظف المُغادر بتسليم مسؤولياته إلى زملائه، مع العلم أنّ الموظف البارع عادة ما يهتمّ بهذه الأمور قبل الاستقالة. قرّري ما إن أردت أن يعمل الموظف حتى تنتهي فترة الإشعار أم إن كان بإمكانه الرحيل فوراً. إن كان هذا ما يريد، احرصي على أن يتوفر شخص قادر على الحلّ مكانه على الفور.

6-كوني شفافة

من المهمّ للغاية أن تبلّغي كافة موظفيك بالتغييرات التي طرأت. فكلّما قدّمت لهم معلومات أكثر، كانت العملية أسهل وأكثر سلاسة. فإخفاء المعلومات قد يؤدي إلى إشاعات وأحاديث جانبية. ما إن يتم اتخاذ القرار، قومي بإجراء حوار مفتوح مع موظفيك بأسرع وقت ممكن.

7-فكرّي بالخطوة التالية

عندما يخبر موظف جيد مديره بأنه سيترك العمل، يجب أن يضع المدير خططاً بديلة سريعة، فمن المهم تنحية العواطف جانباً، والتفكير في الخطوات التالية. خذي بعض الوقت لتقييم مدى احتياج الشركة للمنصب الشاغر، وما إذا كان الموظفون الحاليون لديهم قدرات تؤهلهم لشغل المنصب، وتحديد أفضل شخص يتولى المنصب، فعندما يتعلق الأمر باستبدال موظف بآخر من الأفضل اتخاذ قرار صحيح بدلاً من اتخاذ قرار متعجل.