كيفية إدارة الميزانية لمشروع منزلي صغير بكفاءة

تتمحور الأسباب الرئيسية لفشل الشركات والمشروعات الصغيرة حول مشكلات التسعير والتكلفة، وفقدان التركيز ونفاد الأموال النقدية، ويمكن منع هذه المشكلات من خلال وجود ميزانية واقعية مدروسة بطريقة احترفية لتساعد أصحاب المشروعات المنزلية الصغيرة على إدار مشاريعهم بنجاح.

ومع ذلك، قبل أن تتمكن من التركيز على الميزانية، تحتاجين إلى تحديد جوانب عملك التي ترغبين في تحسينها، وسيسمح لكِ هذا بتحديد ما يمكن فعله بأموالك، وبناءً على تلك القائمة، يمكنك إعداد أهداف قصيرة المدى وطويلة المدى.

وستتأثر هذه الأهداف بشكل مباشر بأموالك الواردة والصادرة، ويمكن أن يكون الهدف قصير المدى هو سداد الديون أو شراء معدات جديدة، وتعد الأهداف طويلة المدى، مثل الاحتفاظ بنفقات التسويق جانبًا، أمرًا بالغ الأهمية لأنها مرتبطة بالنمو الإجمالي لشركتك.

كما يجب أن تكون عمليًا بشأن الأهداف التي حددتها. وينبغي أن تعتمد بشكل كامل على قدرة عملك على الإنفاق والادخار، وبمجرد تحديد أهدافك، يمكنك إنشاء ميزانية فعالة ومضمونة باتباع الخطوات التالية.

1. تحليل التكاليف

وقبل البدء في صياغة الميزانية، يجب عليك البحث في تكاليف التشغيل التي ينطوي عليها عملك، حيث إن معرفة تكاليفك من الداخل والخارج يمنحك المعرفة الأساسية اللازمة لصياغة خطة إنفاق فعالة.

وإذا قمتِ بإنشاء ميزانية تقريبية واكتشفت لاحقًا أنك بحاجة إلى المزيد من المال لأنشطة عملك، فسيؤدي ذلك إلى تعريض أهدافك للخطر، ويجب أن تكون ميزانيتك بحيث يمكنك زيادة إيراداتك وأرباحك بما يكفي مع توسع عملك للتعامل مع نفقاتك المتزايدة.

بينما يجب أن تأخذ ميزانيتك في الاعتبار التكاليف الثابتة والمتغيرة وغير المتكررة وغير المتوقعة، وبعض الأمثلة على النفقات الثابتة هي الإيجار والرهون العقارية والرواتب والإنترنت والخدمات المحاسبية والتأمين، وتشمل أمثلة التكاليف المتغيرة تكلفة البضائع المباعة وعمولات العمالة.

وليس هناك ضرر كبير في المبالغة في تقدير التكاليف المعنية لأنكِ ستحتاجين إلى أموال كافية للتعامل مع نفقاتك المستقبلية، وإذا كان عملك جديدًا، فيجب عليكِ تضمين تكاليف البدء أيضًا، وسيساعدك تخطيط الميزانية بهذه الطريقة على اتخاذ قرارات مستنيرة ومعالجة أي مفاجآت مالية غير مرغوب فيها.

2. التفاوض على التكاليف مع الموردين

وستكون هذه الخطوة مفيدة للشركات التي تعمل منذ أكثر من عام وتعتمد على الموردين لبيع المنتجات، وقبل أن تبدأي في تحديد ميزانيتك السنوية، قم بالدردشة مع الموردين وحاول الحصول على أسعار مخفضة للمواد أو المنتجات أو الخدمات التي تحتاجها قبل سداد مدفوعاتك.

وتتيح لكِ المفاوضات إنشاء علاقات جديرة بالثقة مع الموردين لديكِ، وسيكون هذا مفيدًا عندما تكون الأموال الواردة ضئيلة، على سبيل المثال، قد يكون لديكِ نشاط تجاري موسمي، وعندما يكون لديك ما يكفي من النقد المدخر، يمكنك دفع مبالغ مقدمة لمورديك كتعويض عن الأوقات التي لا تتمكني فيها من سداد المدفوعات، والهدف الرئيسي هنا هو إيجاد طرق فعالة لتقليل تكلفة ممارسة الأعمال التجارية.

3. قومي بتقدير إيراداتك

ولقد فشلت العديد من الشركات الصغيرة في الماضي بسبب المبالغة في تقدير الإيرادات واقتراض المزيد من الأموال لتلبية الاحتياجات التشغيلية، وهذا يتعارض مع الغرض الأساسي من إنشاء الميزانية، ولإبقاء الأمور واقعية، من الجيد تحليل الإيرادات المسجلة مسبقًا، ويجب على الشركات تتبع الإيرادات بشكل دوري على أساس شهري وربع سنوي وسنوي.

ويمكن أن تكون أرقام إيرادات العام السابق بمثابة نقطة مرجعية للعام المقبل، ومن المهم الاعتماد فقط على هذه البيانات التجريبية، بينما سيساعدك هذا على تحديد أهداف واقعية لفريقك، مما يؤدي إلى النمو النهائي لعملك.

4. اعرفي هامش الربح الإجمالي الخاص بكِ

وهامش الربح الإجمالي هو المبلغ النقدي المتبقي لديكِ بعد أن تتعاملي مع جميع النفقات في نهاية العام، حيث إنه يعطي نظرة ثاقبة على الصحة المالية لعملك، وفيما يلي مثال على سبب حاجتك إلى فهم هذه المعلمة في أثناء إنشاء الميزانية.

ولنفترض أن عملك حقق إيرادات قدرها 50000 دولار، ومع ذلك هناك ديون يجب سدادها، وفي نهاية العام، ستكون نفقاتك أكثر من إيراداتك، وهذا ليس علامة جيدة لنمو الأعمال التجارية.

ويخبرك هذا أنه يجب عليكِ تحديد النفقات التي لا تفيد الشركة بأي شكل من الأشكال والقضاء عليها، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي إدراج تكلفة البضائع المباعة لجميع المواد وخصمها من إجمالي إيرادات المبيعات، وهذه المعلومات ضرورية للحصول على صورة حقيقية عن أداء عملك، مما يسمح لكِ بزيادة الأرباح وخفض التكاليف.

5. التدفق النقدي للمشروع

وهناك عنصران للتدفق النقدي، مدفوعات العملاء ومدفوعات البائعين، وتحتاج إلى تحقيق التوازن بين هذين المكونين للحفاظ على التدفق النقدي في مؤسستك.

ولبذل قصارى جهدك لضمان سداد العملاء في الوقت المناسب، من المهم أن يكون لديكِ شروط دفع مرنة والقدرة على تلقي المدفوعات من خلال قنوات الدفع المشتركة، ولسوء الحظ، ستحتاجين إلى التعامل مع العملاء الذين قد لا يلتزمون بالشروط المذكورة، وقد يؤثر هذا على توقعات التدفق النقدي لديكِ بسبب عدم سداد الدفعات.

ويمكنك تشجيع الدفع من خلال منح العملاء فترة سماح وإنشاء سياسات عمل صارمة للدفع المتأخر، علاوة على ذلك، يجب أن يكون لديكِ بعض الأموال المخصصة في ميزانيتك لـ "الديون المعدومة"، في حالة عدم قيام العميل بالدفع مطلقًا.

وعندما تعرف التدفق النقدي الوارد لديك، يمكنك تحديد مبلغ لرواتب موظفيك ونفقات السفر، ويمكنك أيضًا تخصيص بعض الأموال لسداد نفقات البائع الثابتة الخاصة بكِ، زإذا كان لا يزال لديكِ أموال نقدية، فيمكنك بعد ذلك الإنفاق على مبادرات الأعمال مثل التطوير المهني أو المعدات الجديدة.

6. مراعاة الاتجاهات الموسمية والصناعة

ومن غير الواقعي أن تتوقع أنكِ ستحقق كل هدف تجاري وتصلين إلى تقديراتك كل شهر، وفي الدورة السنوية، ستكون هناك أشهر يزدهر فيها عملك، وقد يكون هناك بضعة أشهر تكون فيها المبيعات بطيئة، نظرًا لعدم الاتساق الموسمي واتجاهات الصناعة، سيتعين عليكِ إنفاق الأموال بشكل فعال حتى لا يتعرض العمل لخطر الإغلاق خلال فترات أبطأ.