كيفية عقد اجتماع ناجح وفعّال؟ 8 خطوات أساسية لتحقيق النجاح

يعتقد الكثير من الموظفين بأن معظم الاجتماعات ليست إلا مضيعة للوقت، ولكن في الحقيقة قد يكون السبب وراء ذلك هو أنه يتم إدارتها بشكل سيء وغير فعال من قبل رواد الأعمال. فالاجتماعات هي ضرورية لإبلاغ الموظفين عن أحدث الإنجازات أو المخاوف أو حتى لضمان الكفاءة بشكل عام أو الحديث عن آخر التطورات، ولكن إذا كانت الطريقة التي تتبعها في إدارة اجتماعاتك غير فعالة فقد يضعف ذلك من إنتاجية الموظفين وتفشل في الحفاظ على انتباهم.

وفي ما يلي أهم النصائح التي يمكن اتباعها لإدارة الاجتماعات بنجاح:

تعلم إدارة الاجتماعات الناجحة في 9 خطوات

وضع جدول عمل واضحاً للاجتماع

ارسلي جدول الاجتماع قبل انعقاده لترك فرصة للآخرين لتوقع ما سيجري وتحضير أي معلومات قد تطلب منهم كي لا تنحرف مناقشات الاجتماعات عن المسار المحدد أو تتفرع إلى مواضيع جانبية.  

تحديد النتائج المرجوة من الاجتماع

ينبغي أن تعرفي من البداية ما تريدين تحقيقه من الاجتماع. كوني واضحة بشأن ما تريدين، واعملي خلال الاجتماع لضمان تحققه. ينبغي عليك أيضاً التأكد من أن جميع الحاضرين في الاجتماع لديهم دور يؤدونه في الفريق أو المشروع. لأن حضور شخص غير مشارك يعني تضييع وقته بينما بإمكانه تأدية مهام أخرى.

العثور على البيئة المناسبة للاجتماع

مع ظهور العمل عن بعد والعمل المختلط أو الهجين، يمكنك اليوم إدارة الاجتماعات في أي مكان. لكن القرار عائد إليك في إدارة الاجتماع على أرض الواقع أو عبر الإنترنت. يمكنك إدارة الاجتماعات التنفيذية عبر الإنترنت بسهولة وبسرعة وبشكل يومي. لكن إذا كان الاجتماع استراتيجياً ويركز على العصف الذهني والأفكار الجديدة فالأفضل إجراؤه على أرض الواقع.

تحديد النقاط الرئيسية للاجتماع

إذا كنت تديرين اجتماعاً يتطلب أفكاراً أو عصفاً ذهنياً، فعليك طرح النقاط الرئيسية على طاولة الاجتماع. لأنك ستستفيدين منها في توجيه دفة الاجتماع في حال خرج عن مساره.

منح الجميع فرصة للتحدث

لكل شخص في الشركة مهمات ومسمى وظيفي، لكن ينبغي وضعها جانباً أثناء اجتماعات العمل. لأن التخصصات والمسميات سوف تحد من محاولات الإبداع والابتكار. تظهر مهارات إدارة الاجتماعات عند إدراكك للفروق الفردية بين أعضاء فريقك، فبعض الناس أكثر صراحة بينما يحتاج آخرون إلى تشجيع على إبداء آرائهم. خذي زمام المبادرة واطرح أسئلة على بعض أعضاء الفريق إذا شعرت بأن فرصة المشاركة فاتتهم.

تشجيع الأفكار والحلول

إذا كان مضمون الاجتماع يدور حول إيجاد حلول أو إبداع أفكار. فاطلبي من الحضور تدوين فكرتين أو ثلاث قبل بدء الاجتماع. ثم اطلبي منهم خلال الاجتماع مشاركة أفكارهم، وبعد طرح كل فكرة اطلبي آراء وملاحظات الآخرين وسجّليها.

الانتباه للوقت

من السهل جداً أن تتجاوز الاجتماعات الوقت المخصص لها. لكن عليك أن تلتزمي بالوقت المحدد لأن الآخرين لديهم مواعيد وأعمال أخرى في جداول أعمالهم. ابدأي الاجتماع في الوقت المحدد وأنهيه في الوقت المحدد. كوني دقيقة في إدارة الاجتماعات، وسيعلم الآخرون أن عليهم احترام الوقت المخصص.  إذا كان الاجتماع يستغرق وقتاً طويلاً يمكنك إتاحة فاصل للراحة، مثل استراحة للقهوة أو لتفقد البريد الإلكتروني، لأن هذه النشاطات تتيح للناس فرصة للتحاور وشحن طاقتهم.

تحديد الخطوات والإجراءات التالية

ينبغي أن تكون النتيجة النهائية للاجتماعات الناجحة على شكل خطوات وإجراءات واضحة. من الضروري أيضاً مشاركة النتائج والملاحظات بعد الاجتماع كي لا يقع سوء تفاهم، وليكون الجميع على دراية بالمهام التي سيتحملون مسؤوليتها. ومن المفيد هنا إضافة الملاحظات إلى مستند ليتمكن الجميع من متابعة آخر الحديثات. وينبغي عليك أيضاً تضمين المواعيد النهائية ليكون لدى كل شخص جدول زمني يعمل وفقه.