إدارة الوقت وتحقيق الإنتاجية.. كيفية تنظيم واستغلال وقتك بشكل أفضل
إدارة الوقت وتحقيق الإنتاجية من أهم الأمور التي يجب عليكِ إدراكها بصورة جيدة، فنحن نعيش في عالم مرهق والوقت ينفد دائمًا، ويعد تنظيم وقتك طريقة ممتازة لتحقيق التوازن بين عبء عملك وأنشطتك الترفيهية.
كيفية تنظيم واستغلال وقتك بفعالية
ولذلك سنعرض لكِ من خلال السطور التالية طريقة جيدة للتفكير في وقتك وجعل حياتك أسهل بكثير مما كانت عليه من قبل:
-
قومي بمراجعة الوقت
لقضاء وقتك بشكل أفضل، ابدئي بفهم المكان الذي تقضي فيه وقتك، وهناك تطبيقات رائعة لإدارة الوقت لتتبع الوقت، ولكن بكل صدق فإن نظام بطاقات الملاحظات يعمل بشكل أفضل.
وفي بطاقة ملاحظات بسيطة يمكنك متابعة مهامك الرئيسية لهذا اليوم، ومن المفترض أن تكتبي على الجزء الخلفي من البطاقة الأشياء التي أنجزتيها والتي لم تكوني تخططين لإنجازها في البداية في الليلة السابقة.
ومن خلال النظر إلى بطاقتك في نهاية اليوم، ستري ما حددتيه من أولويات (وإذا كنتِ قد أنجزتيه) وما العمل الذي تمت إضافته إلى يومك، ولا بأس بالعمل الإضافي، ولكن إذا لم تقومي بإنهاء مهامك الرئيسية يومًا بعد يوم، فهذا يعني أن هناك خطأ ما.
-
إنشاء جدول يومي
ويجب إنشاء جدول يومي، حيث إن أهدافك إذا لم يتم جدولتها فلن يتم إنجازها، لذا فإن جدولة كل ساعة من يوم عملك أمر بالغ الأهمية للحفاظ على التركيز والإنتاجية، وحتى يجب أن تضعي جدولة لوقت الفراغ.
ويجب ألا تستغرق كل خطوة أكثر من ساعة واحدة يوميًا لإنجازها، وإذا وجدتِ أن الأمر سيستغرق أكثر من ساعة للقيام بهذه الخطوة.
-
تحديد الأولويات
تعرفي على أولوياتك الشخصية والمهنية وقومي بتخطيط أولوياتك في التقويم الخاص بكِ، وكل شيء آخر يحتاج إلى أن يتناسب حولهم أو يتم إسقاطه.
-
قومي بتجميع المهام ذات الصلة معًا
وبدلاً من البدء من أعلى قائمتك ثم النزول إلى الأسفل، خذي بضع دقائق وقومي بمراجعة القائمة بأكملها، ثم قومي بتجميع المهام المماثلة معًا، وقد يكون لديكِ فئات مثل المكالمات الهاتفية، أو الشؤون المالية، أو الشبكات، أو الأعمال الورقية، أو الأنشطة الإبداعية.
ومن خلال تجميع الأنشطة المتشابهة في طبيعتها معًا، لا يضطر عقلك إلى القفز من نوع تفكير إلى آخر، وتصبح التحولات أكثر سلاسة، وتكتسبي الزخم في أثناء قيامك بمهام ذات صلة، وفي بعض الحالات تزيد سرعتك بالفعل.
-
حاولي ألا تقومي بمهام متعددة
وفي هذه الأيام، يبدو أن لدينا جميعًا وقتًا أقل مما نرغب في إنجاز الأشياء التي نريد القيام بها، ولقد ساهم الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي في تسريع كيفية حصولك على الأخبار، وكيفية البقاء على اتصال مع الناس، وكيفية التواصل مع عملائك، كما أنها دفعتنا جميعًا إلى خلق بعض العادات السيئة، وأحدها هو تعدد المهام.
ووفقاً لبحث أجرته جمعية علم النفس الأمريكية، فإن تعدد المهام لا يوفر لكِ الوقت، وفي الواقع، فهو يعيق سير عملك، ويزيد من مستويات التوتر لديك، وينتهي به الأمر إلى إعاقة وظائفك بشكل عام.
وتشير دراسة جامعة ستانفورد إلى أن تعدد المهام يؤثر أيضًا على ذاكرتك طويلة المدى وقصيرة المدى، ويؤثر تعدد المهام اليومية المزمن في الواقع على قدرتك على الاحتفاظ بالمعلومات واستخدامها في عقلك وقدرتك على استرجاع المعلومات.
ويقول عالم الأعصاب، دانييل ليفيتين: "كل هذا التبديل بين المهام يأتي بتكلفة عصبية بيولوجية، حيث إنه يستنزف الموارد، لذلك بعد ساعة أو ساعتين من محاولة القيام بمهام متعددة، إذا وجدنا أننا متعبون ولا نستطيع التركيز، فذلك لأن تلك المواد الكيميائية العصبية التي كنا بحاجة إلى التركيز قد اختفت الآن.
-
ضعي حدودًا زمنية للمهام
الآن، خذي هذا المشروع أو منتج العمل هذا وقم بتقسيمه إلى مهام فرعية أصغر وقومي بإعداد بعض تتبع الوقت، أو تحديد الوقت الذي سيستغرقه تنفيذ كل من هذه المهام حتى لو كانت كل منها خمس دقائق.
لذا، حددي ما تريدين إنجازه بشكل واضح للغاية حتى تعرفي متى تنتهي بالفعل، ويمكنك التحقق من ذلك من القائمة والحصول على جرعة الحماس التي ستبقيكِ نشيطة.
وبخلاف ذلك، فإننا نميل إلى الاستيقاظ والقفز إلى العمل دون قصد، ثم نعمل لساعات وساعات وساعات دون أن نشعر حقًا بأننا قد أنجزنا ما شرعنا في تحقيقه.
-
خذي فترات راحة بانتظام
أخذ فترات راحة يجعلك أكثر إنتاجية، في الواقع، أظهر ويليام هيلتون، أستاذ العوامل البشرية والإدراك التطبيقي في جامعة جورج ماسون، أن فترات الراحة القصيرة يمكن أن تحسن الانتباه.
وأجرى هو وبعض زملائه تجربة اختبرت مجموعتين من طلاب الجامعة الذين اضطروا إلى مراقبة سلسلة من خطوط السكك الحديدية على الشاشة، ولم تُمنح إحدى المجموعات استراحة لمدة خمس وأربعين دقيقة كاملة، بينما حصلت المجموعة الأخرى على استراحة مدتها خمس دقائق في منتصف المهمة.
وأعطيت المجموعة الثانية مجموعة متنوعة من الأنشطة التي سمح لهم بأدائها خلال تلك الدقائق الخمس، وبغض النظر عن النشاط، أظهرت المجموعة الثانية تحسنا ملموسا في أدائها.
ويظهر البحث أيضًا أن نوع فترات الراحة التي تأخذها مهم، وتشير مجلة Psychology Today إلى أنه من المهم الابتعاد عن الإشعارات والرسائل النصية وأجهزتك بشكل عام، وبدلاً من ذلك اذهبي للتنزه في الطبيعة أو الرسم أو ممارسة التمارين الرياضية، وهو أمر لا يرهق عقلك أو عينيك.
وإذا كنتِ ترغبين في مواصلة العمل بالمستويات المثلى، فاحتفظي بأداة إدارة الوقت هذه في صندوق الأدوات الخاص بكِ وتأكدي من جعلها أولوية.
-
القضاء على الانحرافات
إن كيفية إدارة وقتك لا تكون ذات صلة إلا بقدر قدرتك على التحكم في انتباهك أيضًا في المهمة التي تقومين بها، وذلك لأنه إذا قمتِ بتخصيص وقت لمهمة ما، ولكنك تقضي هذا الوقت في التبديل بين عدة مهام مختلفة، فمن المحتمل أن تكون النتيجة النهائية مختلفة عما كنتِ تقصديه، حيث إن التحكم في انتباهك يعني إدارة عوامل التشتيت الداخلية والخارجية بشكل فعال، والقيام بمهمة واحدة لإنجاز العمل عالي الجودة بشكل أسرع.
