تعرفي على مستويات الإدارة الثلاثة ومهام كل مستوى فيهم
الإدارة بشكل عام وبمفهوم أوسع، هي فرع من فروع العلوم الاجتماعية المهتمة بتحقيق أهداف معينة طبق نهج محدد وخطوات دقيقة، عبر الاستخدام الأمثل للموارد المالية والمعلوماتية والمادية والبشرية، وفيها تتسم العملية بتسلسل منطقي يجمع ما بين التخطيط والتنظيم والتنسيق، وكذلك التوجيه والرقابة والتقويم، مع ذلك، فإن الإدارة بحد ذاتها تشتمل على العديد من التعريفات الفرعية الخاصة بها، التي تجعل لكل تعريف مهام ووظائف مختلفة.
المستويات الثلاثة في الإدارة
مع تعقد الأعمال وتوسعها وانتشارها باتت جملة "الشركات العابرة" جملة معتادة، ولم يعد الهيكل التنظيمي التقليدي لعملية الإدارة يفي بالغرض،فغابت الصلة المباشرة في المشاريع والأنشطة بين الرئيس والمرؤوس، إذ أن هناك العديد من المشاريع التي تمتلك عشرات الأقسام ومئات العمالة التي من المستحيل أن يتواصل الرئيس معها كلها، ورغم وجود وسيط بين الإدارة العليا والعمال بشكل مؤكد، ظلت الحاجة إلى وجود تقسيمات أخرى تساعد في إدارة الأنشطة الإنتاجية والصناعية والتسويقية، بجانب إدارة العمال أنفسهم والإشراف والرقابة عليهم، لذلك وجد ما يسمى بالهيكل الهرمي للإدارة أو مستويات الإدارة الثلاثة، وهي كالتالي
أولا : مستوى الإدارة العليا
مستوى الإدارة العليا هو المستوى الذي يترأس الهيكل الهرمي للإدارة العامة للمؤسسة أو الشركة، ويتكون غالبا من مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي أو العضو المنتدب للمؤسسة، وهؤلاء هم المسؤولون عن وضع الأهداف والخطط الاستراتيجية الخاصة بالشركة، سواء على المدى القريب أو بعيد المدى.
بشرح مبسط أكثر يمكن القول إن مستوى الإدارة العليا هو المحرك الأساسي للشركة أو المؤسسة، وهو المصدر النهائي للسلطة، ومن خلالها يتم وضع الخطط والعمليات والأهداف التي يجب تحقيقها طبقًا لرؤية الخاصة بالنشاط ورغبته في التوسع والنمو، ويسمى العاملون في هذه الإدارة بالمدراء الإداريين.
ثانيا : مستوى الإدارة الوسطى
الإدارة الوسطى هي المستوى الذي يلي الإدارة العليا في الأهمية، وينتمي إليه مديري الأقسام والفروع والإدارات، هو حلقة الوصل بين الإدارة الدنيا والإدارة العليا، وتتمثل مهمة الإدارة الوسطى في أن تحول الأهداف والخطط والاستراتيجيات التي تم وضعها من قبل الإدارة العليا، من مجرد أفكار أو خطط نظرية، إلى إجراءات وخطط قابلة للتنفيذ، ويسمى العاملون في هذه الإدارة بالمدراء التنفيذيون.
ثالثا : مستوى الإدارة الدنيا
قلنا إن الإدارة العليا تهتم بتحديد الأهداف الاستراتيجية، والإدارة الوسطى تقوم بتحويل هذه الأهداف إلى خطط قابلة للتنفيذ، وهنا يأتي دور الإدارة الدنيا لتحويل هذه الخطط إلى مهام توزع على المختصين ويتم الإشراف عليهم، الإدارة الدنيا هي الإدارة المسؤولة على التنفيذ الفعلي للخطط والأهداف على أرض الواقع، وذلك في صورة مهام وأنشطة يتم توزيعها على الموظفين مع الإشراف والتوجيه اليومي، ويسمى المدراء في هذه الإدارة باسم المدراء المشرفين.
مهام الإدارة العليا والوسطى والدنيا
مهام الإدارة العليا
تهتم الإدارة العليا بوضع السياسات العامة للمؤسسة وأهدافها الرئيسية.
تضع التعليمات واللوائح الخاصة وطريقة الإدارة والاستراتيجيات المتبعة في تنفيذها.
تعيين المدراء التنفيذيين في الإدارة الوسطى.
إعداد الميزانيات والجداول الزمنية الخاصة بتحقيق الأهداف.
وضع الضوابط الخاصة بالإدارات التنظيمية.
بناء العلاقات مع الشركات والحكومات والعملاء خارج المؤسسة.
خلق بيئة عمل مشجعة على التعاون والنمو.
تحديد الاتجاه العام للمؤسسة على المديين القريب والبعيد.
تطوير المؤسسة بالبحث عن أهداف وأسواق جديدة.
العمل على تطوير بيئة العمل على مستوى الخدمات والمنتجات، وتوفير بيئة لاستقطاب الكفاءات.
مهام الإدارة الوسطى
تحويل الأهداف الرئيسية إلى خطط ومهام قابلة للتنفيذ.
حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة الدنيا.
التخطيط والتوجيه للمدراء التنفيذيين.
تقديم التقارير والبيانات إلى الإدارة العليا.
تقديم التحفيز والدعم للإدارة الدنيا.
إجراء المقابلات الخاصة بالتوظيف.
تنفيذ سياسات المؤسسة والإشراف عليها.
وضع خطط مستقلة لكل إدارة للعمل على تنفيذها.
محاسبة المدراء في المستوى الأدنى والرقابة عليهم.
مهام الإدارة الدنيا
تحويل خطط الإدارة الوسطى إلى مهام يومية مصغرة قابلة للتنفيذ والإشراف.
مراقبة الأداء الخاص بالموظفين، والتأكد من أن الأنشطة يتم تنفيذها.
نقل أهداف ورؤيا الإدارة العليا والوسطى إلى العمال والموظفين.
حلقة الوصل بين الإدارة الوسطى وبين الموظفين.
تحسين بيئة العمل بالطريقة التي تخدم العمال والشركة.
حل النزاعات والشكاوى في بيئة العمل.
التأكد من مستوى الجودة والاحترافية في تنفيذ المهام.
تشجيع العمال وتحفيزهم وتوفير الموارد اللازمة.
إعداد التقارير الدورية الخاصة بأداء المهام ونقلها إلى الإدارة الوسطى.
استخدام مؤشرات أداء للحفاظ على مستوى عالي من الانضباط والتواصل.
